Витрати

Odoo Витрати оптимізує управління витратами. Після того, як співробітник подає свої витрати в Odoo, витрати переглядаються керівництвом і бухгалтерією. Після схвалення платежі можуть бути оброблені та виплачені назад співробітнику для відшкодування.

Перегляньте також

Odoo Витрати: сторінка продукту

Встановити види витрат

Першим кроком для відстеження витрат є налаштування різних типів витрат для компанії (керуються як продукти в Odoo). Кожен «продукт» може бути настільки конкретним або узагальненим, наскільки це необхідно. Перейдіть до додаток Витрати ‣ Конфігурація ‣ Витратні продукти, щоб переглянути поточні витратні продукти в представленні канбан за умовчанням.

Щоб створити новий витратний продукт, натисніть Створити. З’явиться форма продукту. Необхідно заповнити лише два поля: Назва продукту та Одиниця вимірювання. Введіть Назва продукту у полі та виберіть Одиницю вимірювання зі спадного меню (для більшості продуктів буде встановлено Одиниці).

Порада

У додатку Продажі створюються та редагуються специфікації одиниць вимірювання (наприклад, одиниці, милі, ночі тощо). Перейдіть до додаток Продажі ‣ Конфігурація ‣ Параметри і переконайтеся, що Одиниці вимірювання вимкнено в розділі Каталог продукції. Натисніть на внутрішнє посилання Одиниці вимірювання, щоб переглянути, створити та редагувати одиниці вимірювання. Перегляньте цей документ, щоб дізнатися більше про одиниці вимірювання та як їх налаштувати.

Поле Собівартість у формі продукту за замовчуванням заповнюється значенням 0.00. Якщо конкретні витрати завжди мають бути відшкодовані за певною ціною, введіть цю суму в поле Собівартість. В іншому випадку залиште для параметра Собівартість значення 0.00, і співробітники повідомлятимуть фактичні витрати під час подання звіту про витрати.

Example

Ось кілька прикладів того, коли потрібно встановити конкретну Собівартість для продукту, а не залишити Собівартість на 0.00:

• Обіди: встановіть Собівартість на 0.00. Коли співробітник реєструє витрати на обід, він вводить фактичну суму рахунку та отримує цю суму відшкодування. Витрати на обід вартістю 95.23 долара дорівнюватимуть відшкодуванню 95.23 долара.

• Пробіг: встановіть Собівартість на 0.30. Коли співробітник реєструє витрати на «пробіг», він вводить кількість пройдених миль і отримує відшкодування 0.30 за милю, яку він ввів. Витрати на 100 миль дорівнюватимуть відшкодуванню 30.00 доларів США.

• Щомісячне паркування: встановіть Собівартість на 75.00. Коли співробітник реєструє витрати на «щомісячне паркування», відшкодування становитиме 75.00 доларів США.

• Витрати: встановіть Собівартість на 0.00. Коли працівник реєструє витрати, які не є харчуванням, кілометражем або місячним паркуванням, він використовує загальний продукт Витрати. Витрати на ноутбук вартістю 350.00 доларів США будуть зареєстровані як продукт Витрати, а відшкодування складатиме 350.00 доларів США.

Виберіть Рахунок витрат, якщо використовуєте програму Odoo Бухгалтерський облік. Рекомендується проконсультуватися з бухгалтерією, щоб визначити правильний обліковий запис для посилання в цьому полі, оскільки це вплине на звіти.

Встановіть податок на кожен продукт у полях Податки постачальників і Податки клієнтів, якщо такі є. Вважається хорошою практикою використовувати податок, налаштований за допомогою Податок, включений у ціну. Якщо це встановлено, податки будуть налаштовані автоматично.

Записи витрат

Створіть нову витрату вручну

Щоб записати нові витрати, почніть з головної інформаційної панелі програми Витрати, яка представляє типовий перегляд Мої витрати для звіту. До цього перегляду також можна отримати доступ із додаток Витрати ‣ Мої витрати ‣ Мої витрати для звіту.

Спочатку натисніть Створити, а потім заповніть різні поля у формі.

• Опис: введіть короткий опис витрат у полі Опис. Це має бути коротким і інформативним, наприклад обід із клієнтом або готель для конференції.

• Продукт: виберіть із спадного меню продукт, який найбільше відповідає витратам. Наприклад, квиток на літак підійде для витрати Продукт під назвою Подорож повітрям.

• Ціна за одиницю: введіть загальну суму, сплачену за витрати одним із двох способів:

  1. Якщо витрати стосуються одного елемента/витрат, введіть вартість у полі Ціна за одиницю і залиште Кількість 1.00.

  2. Якщо витрати стосуються кратних одиниць пордукту/витрат, введіть ціну за одиницю у полі Ціна за одиницю, а введіть кількість одиниць у полі Кількість.

     Example

     У випадку проживання в готелі, наприклад, Ціна за одиницю буде встановлено як вартість за ніч, а в Кількість встановіть кількість ночей, що залишилися.

• Податки: якщо податки були сплачені з витрат, виберіть відсоток податку за допомогою спадного меню. Параметри оподаткування попередньо налаштовані на основі параметрів локалізації, вибраних під час створення бази даних. Будь-які нові податки слід додавати лише за необхідності.

  Примітка

  Коли вибрано податок, значення Всього оновлюватиметься в режимі реального часу, щоб показати додані податки.

• Ким оплачено: клацніть перемикач, щоб вказати, хто оплатив витрати та має отримати відшкодування. Якщо співробітник оплатив витрати (і повинен отримати відшкодування), виберіть Співробітник (для відшкодування). Якщо замість цього компанія оплатила напряму (наприклад, якщо для оплати витрат використовувалася кредитна картка компанії), виберіть Компанія.

• Дата витрат: за допомогою модуля календаря введіть дату, коли були понесені витрати. Використовуйте стрілки < (left) і > (right), щоб перейти до потрібного місяця, а потім клацніть певний день, щоб увійти до вибору.

• Довідка про рахунок: якщо є будь-який довідковий текст, який слід включити до витрат, введіть його в це поле.

• Обліковий запис: виберіть зі спадного меню обліковий запис витрат, на якому слід увійти в цей рахунок.

• Співробітник: за допомогою спадного меню виберіть співробітника, для якого призначені ці витрати.

• Клієнт для перерахування: якщо витрати є тим, що має сплатити клієнт, виберіть клієнта, якому буде виставлено рахунок за ці витрати, зі спадного меню. Наприклад, якщо клієнт бажає провести зустріч на місці та погоджується оплатити пов’язані з нею витрати (такі як проїзд, готель, харчування тощо), тоді всі витрати, пов’язані з цією зустріччю, вказуватимуть на те, що клієнт Клієнт для повторного виставлення рахунку.

• Аналітичний рахунок: виберіть рахунок, на який мають бути записані витрати, зі спадного меню.

• Компанія: якщо створено кілька компаній, виберіть компанію, для якої слід зареєструвати ці витрати, зі спадного меню. Якщо є лише одна компанія, це поле буде заповнено автоматично.

• Примітки…: якщо потрібні примітки для уточнення витрат, введіть їх у поле приміток.

Коли всі поля будуть заповнені, натисніть Зберегти.

Прикріпити чек

Після збереження витрат наступним кроком є прикріплення чеку. Після збереження запису під попередньою кнопкою Зберегти (яка перетворюється на кнопку Редагувати) з’являється нова кнопка Додати чек.

Натисніть нову кнопку Прикріпити чек, і з’явиться провідник файлів. Перейдіть до чеку, який потрібно прикріпити, і натисніть Відкрити. Нова смарт-кнопка Чеки з’являється вгорі, і новий чек записується в чаті. За потреби до окремих витрат можна додати більше ніж одий чек. Кількість чеків, доданих до витрат, буде зазначено на смарт-кнопці.

Автоматично створюйте нові витрати з ел. листа

Замість окремого створення кожної витрати в додатку Витрати, витрати можна створити автоматично, надіславши ел. лист на аліас ел. пошти.

Для цього спочатку потрібно налаштувати псевдонім електронної пошти. Перейдіть до додаток Витрати ‣ Конфігурація ‣ Параметри. Переконайтеся, що Вхідні ел. листи позначено.

Примітка

Якщо потрібно налаштувати аліас домену, Налаштуйте аліас домену з’явиться під прапорцем для вхідних ел. листів замість поля адреси ел. пошти. Зверніться до цієї документації, щоб отримати інструкції з налаштування та отримати додаткову інформацію: Доменні імена. Коли аліас домену налаштовано, поле адреси ел. пошти буде видно під розділом вхідних ел. листів.

Далі введіть адресу ел. пошти, яка буде використана, у полі ел. пошти та натисніть Зберегти. Тепер, коли адресу ел. пошти введено, ел. листи можна надсилати на цей аліас, щоб створити нові витрати без необхідності бути в базі даних Odoo.

Щоб повідомити про витрати ел. поштою, створіть нову ел. адресу та введіть внутрішнє посилання код продукту (якщо доступний) і суму витрат у темі ел. листа. Далі прикріпіть квитанцію до ел. листа. Odoo створює витрати, беручи інформацію в темі ел. листа та поєднуючи її з чеком.

Щоб перевірити внутрішнє посилання витратного продукту, перейдіть до додаток Витрати ‣ Конфігурація ‣ Витратні продукти. Якщо в продукті зазначено внутрішнє посилання, воно відображається в цьому поданні як (Ref###).

Щоб додати внутрішнє посилання на витратний продукт, клацніть продукт, а потім натисніть Редагувати. У режимі редагування введіть у поле Внутрішнє посилання. Під полем Внутрішнє посилання з’являється таке речення: Використовуйте це посилання як префікс теми під час надсилання ел. поштою..

Примітка

З міркувань безпеки Odoo приймає лише автентифіковані ел. листи співробітників під час створення витрат з ел. листа. Щоб підтвердити автентифіковану адресу ел.пошти співробітника, перейдіть до картки співробітника в додатку Співробітники і перегляньте Робоча ел. пошта у головному полі.

Example

Якщо ви надсилаєте ел. поштою дані про витрати на обід 25.00 доларів США під час робочої поїздки, тема ел. листа буде Ref005 Meal 25.00 доларів США.

Пояснення:

• Внутрішнє посилання для витратного продукту Meals є Ref005

• Собівартість для витрат становить $25.00

Створіть звіт про витрати

Коли витрати готові для подання (наприклад, у кінці відрядження або раз на місяць), необхідно створити звіт про витрати. Перейдіть до головної інф. панелі додатку Витрати, яка відображає стандартний режим представлення Мої витрати, або перейдіть до додаток Витрати ‣ Мої витрати ‣ Мої витрати для звіту.

По-перше, кожна окрема витрата для звіту потрібно вибрати, натиснувши прапорець біля кожного запису, або швидко вибрати усі витрати у списку, натиснувши прапорець поруч із Дата витрат.

Вибравши витрати, натисніть кнопку Створити звіт. З’явиться новий звіт із переліком усіх витрат, а кількість документів буде видно на смарт-кнопці Документи.

Рекомендується додавати короткий підсумок до кожного звіту, щоб упорядкувати витрати. Натисніть кнопку Редагувати, і з’явиться поле Підсумок звіту про витрати. Введіть короткий опис для звіту про витрати (наприклад, Клієнтська поїздка в Нью-Йорк або Ремонт службового автомобіля). Далі виберіть Менеджера зі спадного меню, щоб призначити менеджера для перегляду звіту.

Якщо деякі витрати відсутні у звіті, який повинен бути, їх все одно можна додати. Натисніть Додати рядок внизу вкладки Витрати. Установіть прапорець біля кожного видатку, який потрібно додати, а потім натисніть Вибрати. Елементи тепер відображаються у щойно створеному звіті.

Примітка

Додати рядок з’являється лише тоді, коли документ перебуває в режимі редагування. Інакше не виявляється.

Коли всі зміни будуть завершені, натисніть Зберегти.

Подати звіт про витрати

Після заповнення звіту про витрати наступним кроком є подання звіту менеджеру на затвердження. Звіти подаються індивідуально, їх не можна подавати пакетами. Відкрийте певний звіт зі списку звітів про витрати (якщо звіт ще не відкрито). Щоб переглянути всі звіти про витрати, перейдіть до додаток Витрати ‣ Мої витрати ‣ Мої звіти.

Якщо список великий, групування результатів за статусом може бути корисним, оскільки потрібно надсилати лише звіти в режимі Чернетки, а не звіти зі статусом Затверджено або Подано.

Примітка

Статус кожного звіту відображається у стовпці Статус праворуч. Якщо стовпець Статус не відображається, клацніть піктограму ⋮ (додаткові параметри) в кінці рядка та встановіть прапорець біля Статус.

Натисніть на звіт, щоб відкрити його, а потім натисніть Надіслати менеджеру. Після подання звіту наступним кроком є очікування його затвердження керівником.

Важливо

Розділи Затвердити витрати, Опрублікувати витрати в бухгалтерському обліку і Відшкодувати співробітникам призначені лише для користувачів з необхідними правами.

Затвердити витрати

В Odoo не кожен може затверджувати звіти про витрати - лише користувачі з необхідними правами (або дозволами) можуть. Це означає, що користувач повинен мати принаймні права Затверджувач команди для програми Витрати. Співробітники з необхідними правами можуть переглядати звіти про витрати, затверджувати або відхиляти їх, а також надавати зворотний зв’язок завдяки інтегрованому інструменту зв’язку.

Щоб побачити, хто має право схвалювати, перейдіть до головного додатку Налаштування і натисніть Керувати користувачами.

Примітка

Якщо додаток Налаштування недоступна, це означає, що в обліковому записі не встановлено певні права. На вкладці Права доступу картки користувача в додатку Налаштування для розділу Адміністрування встановлено один із трьох варіантів:

• Немає (пусто): користувач взагалі не може отримати доступ до додатку Налаштування.

• Права доступу: користувач може переглядати лише розділ Користувач і компанії додатку Налаштування.

• Налаштування: користувач має доступ до всього додатку Налаштування без обмежень.

Перегляньте цей документ, щоб дізнатися більше про керування користувачами та їхніми правами доступу.

Натисніть на особу, щоб переглянути її картку, яка відображає вкладку Права доступу у представленні за замовчуванням. Прокрутіть униз до розділу Людські ресурси. У розділі Витрати є чотири варіанти:

• Немає (порожнє): порожнє поле означає, що користувач не має права переглядати чи затверджувати звіти про витрати, а може переглядати лише власні.

• Затверджувач команди: користувач може переглядати та затверджувати звіти про витрати лише для своєї команди.

• Усі затверджувачі: користувач може переглядати та затверджувати будь-який звіт про витрати.

• Адміністратор: користувач може переглядати та затверджувати будь-який звіт про витрати, а також мати доступ до звітів і меню конфігурації в додатку Витрати.

Користувачі, які можуть затверджувати звіти про витрати (як правило, менеджери), можуть легко переглядати всі звіти про витрати для перевірки. Перейдіть до додаток Витрати ‣ Звіти про витрати ‣ Звіти для затвердження. У цьому поданні перераховано всі звіти про витрати, які були надіслані, але не затверджені, як зазначено тегом Надіслано у стовпці статусу.

Звіти можуть бути погоджені двома способами (окремо або відразу кількома) і відхилені тільки одним. Щоб затвердити кілька звітів про витрати одночасно, залишайтеся в режимі представлення списку. Спочатку виберіть звіти, які потрібно затвердити, установивши прапорець поруч із кожним звітом, або натисніть поле поруч із Співробітник, щоб вибрати всі звіти у списку. Потім клацніть піктограму ⚙️ Дія (шестерня), а потім натисніть Схвалити звіт.

Щоб затвердити окремий звіт, клацніть звіт, щоб перейти до детального перегляду цього звіту. У цьому вікні представлено кілька варіантів: Схвалити, Відмовитися або Відновити до чернетки. Натисніть Затвердити, щоб затвердити звіт.

Якщо натиснути Відмовитися, з’явиться спливаюче вікно. Введіть коротке пояснення відмови в полі Причина відмови Витрати, потім натисніть Відмовити.

Керівники команд можуть легко переглядати всі звіти про витрати своїх членів команди. У вікні Звіти для затвердження натисніть Фільтри, а потім натисніть Моя команда. Тут представлені всі звіти для команди менеджера.

Примітка

Якщо потрібна додаткова інформація, наприклад, квитанція відсутня, спілкуватися легко завдяки чаттерам. В індивідуальному звіті просто введіть повідомлення, позначивши відповідну особу (якщо потрібно), і опублікуйте його в чаті, натиснувши Надіслати. Повідомлення публікується в чаті, і позначена особа отримає сповіщення ел. поштою про повідомлення, а також усі, хто підписався.

Опрублікувати витрати в бухгалтерському обліку

Після затвердження звіту про витрати наступним кроком є опублікування звіту в бухгалтерському журналі. Щоб переглянути всі звіти про витрати для публікації, перейдіть до Витрати ‣ Звіти про витрати ‣ Звіти для публікації.

Так само, як і погодження, звіти про витрати можуть бути розміщені двома способами (окремо або кількома одночасно). Щоб опублікувати кілька звітів про витрати одночасно, залишайтеся в режимі перегляду списку. Спочатку виберіть звіти для публікації, клацнувши прапорець біля кожного звіту, або клацніть поле біля Співробітник, щоб вибрати всі звіти у списку. Далі клацніть піктограму ⚙️ Дія (шестерня), потім натисніть Опублікувати записи.

Щоб опублікувати окремий звіт, натисніть на звіт, щоб перейти до детального перегляду цього звіту. У цьому вікні представлено кілька варіантів: Опублікувати записи в журналі, Повідомити в наступній платіжній відомості або Відмовитися. Натисніть Опублікувати записи журналу, щоб опублікувати звіт.

Якщо натиснути Відмовитися, з’явиться спливаюче вікно. Введіть коротке пояснення відмови в полі Причина відмови Витрати, потім натисніть Відмовити. Відмовлені звіти можна переглянути, перейшовши до додаток Витрати ‣ Звіти про витрати ‣ Усі звіти. У цьому списку відображаються всі звіти, включно з тими, у яких було відмовлено.

Примітка

Для розміщення звітів про витрати в бухгалтерському журналі користувач повинен мати такі права доступу:

• Бухгалтерський облік: бухгалтер або радник

• Витрати: менеджер

Відшкодувати співробітникам

Після розміщення звіту про витрати в бухгалтерському журналі наступним кроком є відшкодування співробітнику. Щоб переглянути всі звіти про витрати для оплати, перейдіть до Витрати ‣ Звіти про витрати ‣ Звіти для оплати.

Так само, як затвердження та розміщення, звіти про витрати можна оплачувати двома способами (окремо або кількома одночасно). Щоб оплатити кілька звітів про витрати одночасно, залишайтеся в режимі перегляду списку. Спочатку виберіть звіти, які потрібно оплатити, клацнувши прапорець поруч із кожним звітом, або клацніть поле поруч із Співробітник, щоб вибрати всі звіти у списку. Далі натисніть значок ⚙️ Дія (шестерня), а потім натисніть Зареєструвати платіж.

Щоб оплатити окремий звіт, натисніть на звіт, щоб перейти до детального перегляду цього звіту. Натисніть Зареєструвати платіж, щоб заплатити співробітнику.

Включення витрат у рахунки клієнтів

Якщо витрати відстежуються за клієнтськими проектами, витрати можуть бути автоматично повернуті клієнту. Це робиться шляхом створення звіту про витрати, а потім створення замовлення клієнта з витратними елементами в ньому. Потім менеджери затверджують звіт про витрати, а бухгалтерія проводить записи в журналі. Нарешті клієнту виставляється рахунок.

Встановлення

Спочатку вкажіть політику виставлення рахунків для кожного видаткового продукту. Перейдіть до Додаток Витрати ‣ Конфігурація ‣ Витратні продукти. Клацніть витратні продукти, щоб відредагувати, а потім натисніть Редагувати. У розділі Виставлення рахунків виберіть Політику виставлення рахунків і Політику повторного виставлення рахунків, натиснувши перемикач поруч із потрібним вибором.

Політика виставлення рахунків:

• Замовлена кількість: Витратний продукт виставлятиме рахунок лише на основі замовленої кількості.

• Поставлена кількість: Витратний продукт виставлятиме рахунок лише на основі поставленої кількості.

Політика повторного виставлення рахунків:

• Ні: Витратний продукт не буде повторно виставлятися.

• За собівартістю: Витратний продукт буде виставляти витрати за їхньою реальною собівартістю.

• За ціною продажу: Витратний продукт виставлятиме рахунок-фактуру за ціною, указаною в замовленні на продаж.

Створити витрати

По-перше, під час створення нових витрат потрібно ввести правильну інформацію, щоб повторно виставити рахунок клієнту. Виберіть Повторно виставити рахунок клієнтк зі спадного меню. Далі виберіть Аналітичний обліковий запис, на який буде опубліковано витрати.

Створення пропозиції та замовлення на продаж

У додатку Продажі створіть цінову пропозицію для клієнта, якому виставляється рахунок, із переліком витратних продуктів. Спочатку натисніть Створити, щоб створити нову пропозицію. Потім у спадному меню виберіть Клієнта, якому виставляється рахунок на витрати.

У вкладці Рядки замовлень натисніть Додати продукт. У полі Продукт виберіть із спадного меню перший продукт, для якого виставляється рахунок, або введіть назву продукту. Потім оновіть Кількість, Доставлено кількість і Ціну за одиницю, якщо потрібно. Повторіть це для всіх продуктів, на які виставляється рахунок. Коли всі продукти буде додано до пропозиції, натисніть Підтвердити, і пропозиція стане замовленням на продаж.

Коли пропозиція перетворюється на замовлення на продаж, з’являється стовпець Доставлено. Поставлену кількість необхідно оновити для кожного товару. Клацніть поле 0.000 для кожного продукту та введіть поставлену кількість. Коли всі доставлені кількості будуть введені, натисніть Зберегти.

Перевірте та опублікуйте витрати

Лише співробітники з дозволами (зазвичай менеджери або керівники) можуть затверджувати витрати. Перш ніж затверджувати звіт про витрати, переконайтеся, що Аналітичний обліковий запис встановлено в кожному рядку витрат звіту. Якщо Аналітичний обліковий запис відсутній, клацніть Редагувати і виберіть потрібний обліковий запис із спадного меню, а потім натисніть Схвалити або Відмовити.

Бухгалтерський відділ зазвичай відповідає за розміщення записів у журналі. Після затвердження звіту про витрати його можна опублікувати.

Витрати по рахунку

Після того, як пропозиція перетворилася на замовлення клієнта, а звіт про витрати було затверджено, настав час виставити клієнту рахунок. Перейдіть до додаток Продажу ‣ До рахунків ‣ Замовлення до рахунків, щоб переглянути замовлення на продаж, готові до виставлення рахунків.

Далі знайдіть замовлення клієнта, пов’язане зі звітом про витрати, клацніть його, а потім натисніть Створити рахунок, і з’явиться спливаюче вікно Створити рахунки. Виберіть, чи є рахунок Звичайний рахунок, Авансовий платіж (у відсотках) або Авансовий платіж (фіксована сума), натиснувши перемикач поруч із вибраним. Для будь-якого варіанту початкового внеску введіть суму (фіксовану або відсоткову) у полі Сума початкового внеску. Нарешті натисніть створити та переглянути рахунок або створити рахунок.