Договори про закупівлю: загальні замовлення та оголошення тендерів

В Odoo попередньо налаштовано два основних типи угод про закупівлю: загальні замовлення та тендери.

1. Загальні замовлення - це довгострокові угоди між компанією та постачальником про регулярне постачання продуктів із заздалегідь визначеною ціною. Вашій компанії слід розглянути можливість їх використання, якщо ви часто купуєте ті самі продукти в одного постачальника в різних кількостях та/або в різний час. Серед їхніх численних переваг ви можете заощадити час, оскільки процес замовлення спрощений, і гроші завдяки вигіднішій груповій ціні.

2. У тендерах використовується спеціальна процедура запиту пропозицій від кількох постачальників одночасно. У той час як організації державного сектору часто юридично зобов’язані оголошувати тендери, коли вони хочуть придбати продукти чи послуги, приватні організації також можуть використовувати їх, щоб отримати найкращу пропозицію серед кількох постачальників.

Увімкнути угоди купівлі

У додатку Купівлі перейдіть до Конфігурація ‣ Налаштування та активуйте Договори купівлі.

Налаштування або створення нових типів угод купівлі

Перш ніж почати використовувати угоди купівлі-продажу, переконайтеся, що їх налаштовано належним чином, перейшовши до Конфігурація ‣ Типи угод купівлі. Звідти ви можете змінити спосіб загальних замовлень і тендерів або Створити новий тип договору купівлі. Ви можете налаштувати:

1. Тип угоди: назва, яке ви хочете дати угоді.

2. Тип вибору угоди: ви можете вибрати кілька пропозицій за допомогою Вибрати кілька запитів пропозицій (невиключний), що є налаштуванням за замовчуванням як для загальних замовлень, так і для тендерів, або одну пропозицію за допомогою Вибрати лише один запит пропозицій (виключний) , який іноді потрібен для тендерів, де потрібно вибрати лише одного постачальника.

3. Позиції: як правило, ви завжди бажаєте вибрати Використовувати позиції угоди, тобто різні лінійки продуктів, які ви можете налаштувати під час укладання угоди про купівлю. Однак ви можете вибрати Не створювати рядки RfQ автоматично, якщо ви не хочете, щоб ваші запити пропозицій були попередньо заповнені цією інформацією.

4. Кількість: якщо ви використовуєте позиції угод, ви також можете самостійно вказати, чи потрібно використовувати кількість продуктів для попереднього заповнення нових запитів пропозицій. Параметром за замовчуванням для загальних замовлень є Встановити кількість вручну, тоді як для тендерів встановлено значення Використовувати кількість за домовленістю.

Встановлення загального замовлення

Перейдіть до Замовлення ‣ Угоди купівлі та натисніть Створити. Виберіть Загальне замовлення як Тип угоди. Далі виберіть постачальника. Інші поля не є обов’язковими.

Далі додайте продукти, які ви хочете замовити, і їх ціну. Зауважте, що ви також можете додати Кількість для кожного продукту, наприклад, якщо ви домовилися зі своїм постачальником замовляти певну мінімальну кількість кожного разу або в цілому. Якщо ви налаштували своє загальне замовлення на Встановлення кількості вручну, це використовується лише в інформаційних цілях.

Ви також можете написати будь-які Умови внизу угоди. Коли ви задоволені замовленням ковдри, натисніть Підтвердити. Після цього його статус змінюється з Чернетка на Виконується, і він готовий до використання.

Створіть запити пропозицій із загального замовлення

Тепер ви можете створювати нові пропозиції із загального замовлення, коли вам це потрібно, натиснувши Нова пропозиція. Odoo автоматично заповнює запити пропозицій інформацією, спочатку визначеною під час налаштування загального замовлення. Залежно від того, як ви налаштували Тип договору купівлі, лінії продуктів також можна попередньо заповнити.

Тут ви можете швидко переглянути всі запити цінових пропозицій, зроблені за цим загальним замовленням, натиснувши Запити/Замовлення.

Порада

Ви також можете створити Запит на пропозицію звичайним способом, а потім пов’язати його з існуючим Загальним замовленням.

Загальні замовлення та поповнення

Загальне замовлення можна використовувати для автоматичного поповнення, оскільки після підтвердження загальні замовлення до вашого продукту додається нова лінія постачальника. Переконайтеся, що відповідний постачальник знаходиться на першій позиції, якщо у вас є кілька постачальників, пов’язаних із вашим продуктом.

Оголосити тендер

Перейдіть до Замовлення ‣ Угоди купівлі та натисніть Створити. Виберіть Заклик на тендер як Тип угоди. Інші поля не є обов’язковими, але ви можете додати дату доставки та встановити кінцевий термін угоди. Зазвичай ви не хочете обирати постачальника для тендерів, оскільки ви хочете отримати пропозиції від кількох постачальників.

Далі додайте продукти, які ви хочете замовити, і в якій кількості. Для тендерів ви зазвичай не додаєте ціну, оскільки постачальники мають надати вам найкращу пропозицію.

Ви також можете написати будь-які Умови внизу угоди. Коли ви будете готові, натисніть Підтвердити.

Запит пропозицій з тендерів

Тепер ви можете запитувати нові пропозиції з тендеру. Натисніть Нова пропозиція та виберіть одного зі своїх постачальників, якого ви хочете запросити до тендеру. Рядки продуктів також мають бути попередньо заповнені, залежно від того, як ви налаштували Тип договору купівлі. Натисніть Надіслати ел. поштою, щоб надіслати його постачальнику. Поверніться до оголошення тендерів і повторіть цей процес для кожного постачальника.

Після того, як ви надіслали запит на пропозицію кожному постачальнику та отримали їхні пропозиції, натисніть Перевірити, щоб перейти до вибору ставки. Потім натисніть розумну кнопку Запити/Замовлення, щоб переглянути всі пропозиції ваших постачальників.

Клацніть на кожному запиті пропозицій, щоб додати ціну, повідомлену вашими постачальниками вручну. Коли це буде зроблено, виберіть найвигіднішу пропозицію та натисніть Підтвердити замовлення. Це автоматично закриває тендер. Тепер ви можете продовжити оформлення замовлення на купівлю, як і для звичайного.