Колумбія

Пакет колумбійської локалізації Odoo надає функції бухгалтерського обліку, оподаткування та юридичні можливості для баз даних у Колумбії — план рахунків, податки та електронне виставлення рахунків.

Крім того, доступна серія відео на цю тему. Ці відео охоплюють те, як почати з нуля, налаштувати конфігурації, виконати типові робочі процеси, а також детально розглядають деякі окремі випадки використання.

Перегляньте також

Розумний посібник - Колумбійська локалізація.

Налаштування

Установка модулів

Встановіть такі модулі, щоб отримати всі можливості колумбійської локалізації:

Назва	Технічна назва	Опис
Colombia - Accounting	l10n_co	Типовий пакет фіскальної локалізації. Цей модуль додає базові функції бухгалтерського обліку для колумбійської локалізації: план рахунків, податки, утримання та тип документа, що посвідчує особу.
Colombian - Accounting Reports	l10n_co_reports	Містить бухгалтерські звіти для надсилання постачальникам сертифікатів про застосовані утримання.
Electronic invoicing for Colombia with Carvajal	l10n_co_edi	Цей модуль містить функції, необхідні для інтеграції з Carvajal, і формує електронні рахунки-фактури та супровідні документи, пов’язані з рахунками постачальників, відповідно до вимог DIAN.
Colombian - Point of Sale	l10n_co_pos	Містить чеки точки продажу для колумбійської локалізації.

Примітка

Коли для компанії у полі Фіскальна локалізація обрано Колумбія, Odoo автоматично встановлює певні модулі.

Налаштування компанії

Щоб налаштувати інформацію про компанію, перейдіть до застосунку Контакти та знайдіть свою компанію.

Або ж активуйте режим розробника і перейдіть до Загальні налаштування ‣ Компанія ‣ Оновити інформацію ‣ Контакт. Потім відредагуйте форму контакту та налаштуйте таку інформацію:

• Company Name.

• Address: Including City, Department and ZIP code.

• Identification Number: Select the Identification Type (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, etc.). When the Identification Type is NIT, the Identification Number must have the verification digit at the end of the ID prefixed by a hyphen (-).

Далі налаштуйте Фіскальна інформація на вкладці Продажі та купівля:

• Obligaciones y Responsabilidades: Select the fiscal responsibility for the company (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).

• Gran Contribuyente: If the company is Gran Contribuyente this option should be selected.

• Fiscal Regimen: Select the Tribute Name for the company (IVA, INC, IVA e INC, or No Aplica)

• Commercial Name: If the company uses a specific commercial name, and it needs to be displayed in the invoice.

Конфігурація облікових даних

Після встановлення модулів обов’язково потрібно налаштувати облікові дані користувача, щоб підключитися до Carvajal Web Service. Для цього перейдіть до Бухоблік ‣ Налаштування ‣ Налаштування і прогорніть до розділу Колумбійське електронне виставлення рахунків. Потім заповніть необхідну інформацію для налаштування, надану Carvajal:

• Username and Password: Username and password (provided by Carvajal) to the company.

• Company Registry: Company’s NIT number without the verification code.

• Account ID: Company’s NIT number followed by _01.

• Colombia Template Code: Select one of the two available templates (CGEN03 or CGNE04) to be used in the PDF format of the electronic invoice.

Увімкніть прапорець Тестовий режим, щоб підключитися до тестового середовища Carvajal.

Коли Odoo і Carvajal повністю налаштовані та готові до продакшн-використання, вимкніть прапорець Тестовий режим, щоб використовувати робочу базу даних.

Важливо

Test mode must only be used on duplicated databases, not the production environment.

Налаштування даних звіту

Дані звіту можна визначити для фіскального розділу та банківської інформації PDF-файлу як частину налаштовуваної інформації, що надсилається в XML.

Перейдіть до Бухоблік ‣ Налаштування ‣ Налаштування і прогорніть до розділу Колумбійське електронне виставлення рахунків, щоб знайти поля Налаштування звіту. Тут можна налаштувати інформацію заголовка для кожного типу звіту.

• Gran Contribuyente

• Tipo de Régimen

• Retenedores de IVA

• Autorretenedores

• Resolución Aplicable

• Actividad Económica

• Bank Information

Налаштування основних даних

Партнер

Контакти партнерів можна створювати в застосунку Контакти. Для цього перейдіть до Контакти та натисніть кнопку Створити.

Далі вкажіть назву контакту та за допомогою перемикачів виберіть тип контакту: Фізична особа або Компанія.

Заповніть повну Адресу, включно з полями Місто, Область та Поштовий індекс. Потім заповніть ідентифікаційну та фіскальну інформацію.

Ідентифікаційна інформація

Типи ідентифікації, визначені DIAN, доступні у формі партнера як частина колумбійської локалізації. Для колумбійських партнерів обов’язково мають бути вказані Ідентифікаційний номер (ПДВ) та Тип документа.

Порада

Якщо Тип документа — NIT, Ідентифікаційний номер потрібно налаштувати в Odoo, включно з перевірочною цифрою в кінці ID, перед якою стоїть дефіс (`-`).

Фіскальна інформація

Коди відповідальності партнера (розділ 53 документа RUT) включені до модуля електронного виставлення рахунків, оскільки цього вимагає DIAN.

Обов’язкові поля можна знайти в розділі Партнер ‣ вкладка Продажі та купівля ‣ розділ Фіскальна інформація:

• Obligaciones y Responsabilidades: Select the fiscal responsibility for the company (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, or R-99-PN No Aplica).

• Gran Contribuyente: If the company is Gran Contribuyente this option should be selected.

• Fiscal Regimen: Select the tribute name for the company (IVA, INC, IVA e INC, or No Aplica)

• Commercial Name: If the company uses a specific commercial name, and it needs to be displayed in the invoice.

Продукти

Щоб керувати товарами, перейдіть до Бухоблік ‣ Клієнти ‣ Товари та натисніть на потрібний товар.

Під час заповнення загальної інформації у формі товару обов’язково має бути налаштоване поле Категорія UNSPSC (вкладка Бухоблік) або Внутрішнє посилання (вкладка Загальна інформація). Після налаштування обов’язково натисніть Зберегти товар.

Податки

Щоб створити або змінити податок, перейдіть до Бухоблік ‣ Налаштування ‣ Податки та виберіть потрібний податок.

Якщо в операціях продажу є товари з податками, для кожного податку потрібно налаштувати поле Тип значення на вкладці Додаткові налаштування. Також враховуються типи податку на утримання (ICA, IVA, Fuente). Це налаштування використовується для коректного відображення податків у PDF-файлі рахунка.

Журнали

Після того як DIAN призначить офіційну послідовність і префікс для резолюції електронного рахунка, журнали продажів, пов’язані з документами рахунків, обов’язково потрібно оновити в Odoo. Для цього перейдіть до Бухоблік ‣ Налаштування ‣ Журнали та виберіть наявний журнал продажів або створіть новий за допомогою кнопки Створити.

У формі журналу продажів введіть Назву журналу, Тип і встановіть унікальний Короткий код на вкладці Записи журналу. Потім налаштуйте такі дані на вкладці Додаткові налаштування:

• Electronic invoicing: Enable UBL 2.1 (Colombia).

• Invoicing Resolution: Resolution number issued by DIAN to the company.

• Resolution Date: Initial effective date of the resolution.

• Resolution end date: End date of the resolution’s validity.

• Range of Numbering (minimum): First authorized invoice number.

• Range of Numbering (maximum): Last authorized invoice number.

Примітка

Послідовність і резолюція журналу обов’язково мають відповідати тим, що налаштовані в Carvajal та DIAN.

Послідовність рахунка

Послідовність і префікс рахунка обов’язково мають бути правильно налаштовані під час створення першого документа.

Примітка

Odoo автоматично призначає префікс і послідовність для наступних рахунків.

Купівлі

Після того як DIAN призначить офіційну послідовність і префікс для супровідного документа, пов’язаного з рахунками постачальників, журнали купівель, пов’язані з цими супровідними документами, потрібно оновити в Odoo. Процес подібний до налаштування журналів продажів.

План рахунків

За замовчуванням план рахунків встановлюється як частина модуля локалізації. Рахунки автоматично прив’язуються до податків, типового рахунку розрахунків з кредиторами та типового рахунку розрахунків з дебіторами. План рахунків для Колумбії базується на PUC (Plan Unico de Cuentas).

Основні робочі процеси

Електронні рахунки

Нижче наведено опис основного робочого процесу для електронних рахунків у колумбійській локалізації:

1. Відправник створює рахунок.

2. Постачальник послуг електронного рахунка формує офіційний XML-файл.

3. Постачальник послуг електронного рахунка створює CUFE (електронний код рахунка) з електронним підписом.

4. Постачальник послуг електронного рахунка надсилає повідомлення до DIAN.

5. DIAN перевіряє рахунок.

6. DIAN приймає або відхиляє рахунок.

7. Постачальник послуг електронного рахунка формує PDF-рахунок із QR-кодом.

8. Постачальник послуг електронного рахунка надсилає рахунок отримувачу.

9. Отримувач надсилає підтвердження отримання та приймає або відхиляє рахунок.

10. Відправник завантажує файл .zip із PDF та XML.

Створення рахунків-фактур

Примітка

Функціональний робочий процес, який відбувається до перевірки рахунка, не впливає на основні зміни, що вносить електронний рахунок.

Електронні рахунки формуються та надсилаються як до DIAN, так і клієнту через інтеграцію з веб-сервісом Carvajal. Ці документи можна створити із замовлення на продаж або сформувати вручну. Щоб створити новий рахунок, перейдіть до Бухоблік ‣ Клієнти ‣ Рахунки та виберіть Створити. У формі рахунка налаштуйте такі поля:

• Customer: Customer’s information.

• Journal: Journal used for electronic invoices.

• Electronic Invoice Type: Select the type of document. By default, Factura de Venta is selected.

• Invoice Lines: Specify the products with the correct taxes.

Після завершення натисніть Підтвердити.

Перевірка рахунку

Після підтвердження рахунка створюється XML-файл, який автоматично надсилається до Carvajal. Далі рахунок асинхронно обробляється сервісом електронного виставлення рахунків UBL 2.1 (Колумбія). Файл також відображається в чаттері.

Поле Назва електронного рахунка тепер відображається на вкладці Документи EDI з назвою XML-файлу. Крім того, у шапці рахунка відображається поле Статус електронного рахунка з початковим значенням В процесі.

Отримання легальних XML і PDF

Постачальник послуг електронного рахунка (Carvajal) отримує XML-файл і перевіряє його структуру та інформацію.

Статус електронного рахунка можна перевірити в меню Дія, натиснувши кнопку Перевірити статус Carvajal. Якщо все правильно, значення поля Статус електронного рахунка змінюється на Перевірено.

Потім згенеруйте юридичний XML-файл, який містить цифровий підпис і унікальний код (CUFE), а також PDF-рахунок, що містить QR-код разом із раніше згенерованим кодом CUFE.

Завантажується та відображається в чаттері рахунка файл .zip, що містить юридичний електронний рахунок (у форматі XML) та рахунок у форматі PDF:

Статус ел. рахунку змінюється на Прийнято.

Сторно

Процес для сторно такий самий, як і для рахунків. Щоб створити сторно з посиланням на рахунок, перейдіть до Бухоблік ‣ Клієнти ‣ Рахунки. На рахунку натисніть Додати сторно, і заповніть таку інформацію:

• Credit Method: Select the type of credit method.

  • Partial Refund: Use this option when it is a partial amount.

  • Full Refund: Use this option if the credit note is for the full amount.

  • Full refund and new draft invoice: Use this option if the credit note is auto-validated and reconciled with the invoice. The original invoice is duplicated as a new draft.

• Reason: Enter the reason for the credit note.

• Reversal Date: Select if you want a specific date for the credit note or if it is the journal entry date.

• Use Specific Journal: Select the journal for your credit note or leave it empty if you want to use the same journal as the original invoice.

• Refund Date: If you chose a specific date, select the date for the refund.

Після перевірки натисніть кнопку Повернення.

Дебіторські повернення

Процес для дебіторських повернень подібний до сторно. Щоб створити дебіторське повернення з посиланням на рахунок, перейдіть до Бухоблік ‣ Клієнти ‣ Рахунки. На рахунку натисніть кнопку Додати дебіторське повернення, і введіть таку інформацію:

• Reason: Type the reason for the debit note.

• Debit note date: Select the specific options.

• Copy lines: Select this option if you need to register a debit note with the same lines of invoice.

• Use Specific Journal: Select the printer point for your debit note, or leave it empty if you want to use the same journal as the original invoice.

Після завершення натисніть Створити дебіторське повернення.

Супровідний документ для рахунків постачальників

Після налаштування основних даних, облікових даних та журналу закупівель для супровідних документів, пов’язаних з рахунками постачальників, ви можете почати використовувати супровідні документи.

Супровідні документи для рахунків постачальників можна створити із замовлення на купівлю або вручну. Перейдіть до Бухоблік ‣ Постачальники ‣ Рахунки та заповніть такі дані:

• Vendor: Enter the vendor’s information.

• Bill Date: Select the date of the bill.

• Journal: Select the journal for support documents related to the vendor bills.

• Invoiced Lines: Specify the products with the correct taxes.

Після перевірки натисніть кнопку Підтвердити. Після підтвердження створюється файл XML і автоматично надсилається до Carvajal.

Поширені помилки

Під час перевірки XML найпоширеніші помилки пов’язані з відсутністю основних даних (Податковий номер контакту, Адреса, Товари, Податки). У таких випадках повідомлення про помилки відображаються в чаттері після оновлення статусу електронного рахунка.

Після виправлення основних даних ви можете повторно обробити XML з новими даними та надіслати оновлену версію за допомогою меню Дія.

Фінансові звіти

Certificado de Retención en ICA

Цей звіт є підтвердженням для постачальників щодо утримань, здійснених за колумбійським податком на промисловість і торгівлю (ICA). Звіт можна знайти в розділі Бухоблік ‣ Звітність ‣ Колумбійські звіти ‣ Certificado de Retención en ICA.

Certificado de Retención en IVA

Цей звіт формує сертифікат на суму, утриману з постачальників за утриманням ПДВ. Звіт можна знайти в розділі Бухоблік ‣ Звітність ‣ Колумбійські звіти ‣ Certificado de Retención en IVA.

Certificado de Retención en la Fuente

Цей сертифікат видається партнерам за податок, утриманий ними. Звіт можна знайти в розділі Бухоблік ‣ Звітність ‣ Колумбійські звіти ‣ Certificado de Retención en Fuente.