Відстрочені витрати

Відстрочені витрати та передоплати (також відомі як передплачені витрати) – це витрати, які вже були понесені на товари чи послуги, що ще не отримані.

Такі витрати є активами для компанії, яка їх сплачує, оскільки вона вже сплатила за товари та послуги, але або ще не отримала їх, або ще не використала. Компанія не може відобразити їх у поточному звіті про прибутки та збитки або звіті про доходи, оскільки платежі будуть фактично віднесені на витрати в майбутньому.

Ці майбутні витрати повинні бути відкладені в балансі компанії до моменту, коли їх можна буде визнати, одноразово або протягом визначеного періоду, у звіті про прибутки та збитки.

Наприклад, припустимо, що ми сплатили 1200 доларів США одразу за один рік страхування. Ми вже сплатили вартість, але ще не скористалися послугою. Тому ми вносимо ці нові витрати на рахунок передоплати та вирішуємо визнавати їх щомісяця. Щомісяця, протягом наступних 12 місяців, $100 будуть визнаватися як витрати.

Бухгалтерія Odoo обробляє відстрочені витрати, розподіляючи їх між кількома записами, які періодично публікуються.

Примітка

Сервер перевіряє один раз на день, чи потрібно опублікувати запис. Після цього може пройти до 24 годин, перш ніж ви побачите зміну стану з Чернетка на Опубліковано.

Налаштування

Переконайтеся, що налаштування за замовчуванням для вашого бізнесу налаштовано правильно. Для цього перейдіть до Бухгалтерський облік ‣ Конфігурація ‣ Налаштування. Доступні такі опції:

Журнал

Записи про відстрочення публікуються в цьому журналі.

Рахунок витрат майбутніх періодів

Витрати відкладаються на цьому рахунку поточних активів до моменту їх визнання.

Рахунок доходу майбутніх періодів

Доходи відкладаються на цьому рахунку поточних зобов’язань до моменту їх визнання.

Згенерувати записи

За замовчуванням Odoo автоматично генерує записи відстрочення під час публікації рахунку постачальника. Однак ви також можете генерувати їх вручну, вибравши замість цього опцію Вручну та згруповано.

Обчислення суми

Припустимо, що рахунок на суму $1200 потрібно відкласти на 12 місяців.

• Опція Місяці враховує $100 щомісяця, пропорційно кількості днів у цьому місяці (наприклад, $50 за перший місяць, якщо Дата початку встановлена на 15-те число місяця).

• Опція Повні місяці вважає кожен розпочатий місяць повним (наприклад, $100 за перший місяць, навіть якщо Дата початку встановлена на 15-те число місяця); це означає, що з опцією Повні місяці повні $100 визнаються у першому неповному місяці, що усуває необхідність у 13-му місяці для визнання будь-якого залишку, як це було б у випадку використання опції Місяці.

• Опція Дні враховує різні суми залежно від кількості днів у кожному місяці (наприклад, ~$102 за січень та ~$92 за лютий).

Створення записів відстрочення після перевірки

Порада

Переконайтеся, що поля Дата початку та Дата завершення видимі на вкладці Рядки рахунку. У більшості випадків Дата початку має бути в тому ж місяці, що й Дата виставлення рахунку. Записи відстрочених витрат проводяться з дати виставлення рахунку та відповідно відображаються у звіті.

Для кожного рядка рахунку, який слід відкласти, вкажіть дати початку та закінчення періоду відстрочки.

Якщо для поля Створити записи встановлено значення Під час перевірки рахунку/рахунку постачальника, Odoo автоматично генерує записи відстрочки після підтвердження рахунку. Натисніть на смарт-кнопку Відстрочені записи, щоб їх побачити.

Один запис, датований тим самим днем, що й дата обліку рахунку, переміщує суми рахунків з рахунку витрат на рахунок відстрочених платежів. Інші записи – це записи відстрочених платежів, які щомісяця переміщуватимуть суми рахунків з рахунку відстрочених платежів на рахунок витрат для визнання витрат.

Example

Ви можете відкласти січневий рахунок на суму $1200 на 12 місяців, вказавши дату початку 01.01.2023 та дату закінчення 31.12.2023. Наприкінці серпня $800 визнаються як витрати, тоді як $400 залишаються на рахунку відстрочених платежів.

Звітність

Звіт про відстрочені витрати містить огляд необхідних записів відстрочених платежів для кожного рахунку. Щоб отримати до нього доступ, перейдіть до Бухгалтерський облік ‣ Звітність ‣ Відстрочені витрати.

Щоб переглянути записи журналу для кожного облікового запису, натисніть на назву облікового запису, а потім Записи журналу.

Примітка

Враховуються лише рахунки, облікова дата яких доходить до кінця звітного періоду.

Ручне створення згрупованих записів відстрочення

Якщо у вас багато відстрочених доходів і ви хочете зменшити кількість створюваних журнальних записів, ви можете створювати відстрочені записи вручну. Для цього встановіть для поля Створювати записи в Налаштуваннях значення Вручну та Згруповано. Потім Odoo об’єднує відстрочені суми в один запис.

В кінці кожного місяця перейдіть до звіту Відстрочені витрати та натисніть кнопку Створити записи. Це створить два записи відстрочення:

• Один, датований кінцем місяця, який агрегує для кожного рахунку всі відстрочені суми цього місяця. Це означає, що наприкінці цього періоду визнається частина відстрочених витрат.

• Сторнування цього створеного запису, датоване наступним днем (тобто першим днем наступного місяця), для скасування попереднього запису.

Example

Існує два рахунки:

• Рахунок A: $1200 буде відкладено з 01.01.2023 по 31.12.2023

• Рахунок B: $600 буде відкладено з 01.01.2023 по 31.12.2023

У січні

Наприкінці січня, після натискання кнопки Створити записи, з’являться такі записи:

• Запис 1 від 31 січня:

  • Рядок 1: Рахунок витрат -1200 -600 = -1800 (скасування загальної суми обох рахунків)

  • Рядок 2: Рахунок витрат 100 + 50 = 150 (з урахуванням 1/12 рахунку А та рахунку Б)

  • Рядок 3: Відстрочений рахунок 1800 - 150 = 1650 (сума, яку ще не буде відстрочено пізніше)

• Запис 2 від 1 лютого, скасування попереднього запису:

  • Рядок 1: Рахунок витрат 1800

  • Рядок 2: Відстрочений рахунок -150

  • Рядок 3: Рахунок витрат -1650

У лютому

Наприкінці лютого, після натискання кнопки Створити записи, з’являться такі записи:

• Запис 1 від 28 лютого:

  • Рядок 1: Рахунок витрат -1200 -600 = -1800 (скасування загальної суми обох рахунків)

  • Рядок 2: Рахунок витрат 200 + 100 = 300 (з урахуванням 2/12 від рахунку A та рахунку B)

  • Рядок 3: Відстрочений рахунок 1800 - 300 = 1500 (сума, яку ще не буде відстрочено пізніше)

• Запис 2 від 1 березня, скасування попереднього запису.

З березня по жовтень

Такий самий розрахунок проводиться для кожного місяця до жовтня.

У листопаді

Наприкінці листопада, після натискання кнопки Створити записи, з’являться такі записи:

• Запис 1 від 30 листопада:

  • Рядок 1: Рахунок витрат -1200 -600 = -1800 (скасування загальної суми обох рахунків)

  • Рядок 2: Рахунок витрат 1100 + 550 = 1650 (з урахуванням 11/12 від рахунку A та рахунку B)

  • Рядок 3: Відстрочений рахунок 1800 - 1650 = 150 (сума, яку ще не буде відстрочено пізніше)

• Запис 2 від 1 грудня, сторнування попереднього запису.

У грудні

Немає потреби генерувати записи у грудні. Дійсно, якщо ми зробимо обчислення за грудень, у нас буде сума 0 для відкладення.

Загалом

Якщо все об’єднати, то матимемо:

• рахунок А та рахунок Б

• два записи (один для відстрочення та один для сторнування) за кожен місяць з січня по листопад

Таким чином, наприкінці грудня рахунки A та B повністю визнаються витратами лише один раз, незважаючи на всі створені проводки завдяки механізму сторнування.