Оцифрування документів¶
Оцифрування документів – це процес перетворення паперових або цифрових документів на записи в базі даних. Використовуючи OCR та штучного інтелекту, Odoo зчитує вміст, автоматично створює та заповнює дані запису. Цей процес в основному використовується для рахунків постачальників (або повернення коштів).
Примітка
Хоча цей процес оцифрування й менш поширений, його також можна застосовувати до рахунків-фактур клієнтів та кредитних нот. Необхідно відповідно налаштувати параметри settings.
Налаштування¶
Перейдіть до та перейдіть до розділу Оцифрування. Увімкніть опцію Оцифрування документів та виберіть, чи слід обробляти Рахунки постачальників автоматично чи на вимогу.
Примітка
Якщо увімкнено опцію Один рядок рахунку-фактури на податок, у новому рахунку постачальника створюється лише один рядок для кожного податку, незалежно від кількості рядків у ньому.
Завантаження рахунків постачальника¶
Рахунки постачальників uploaded manually або надсилаються на designated email alias для оцифрування. Після завантаження рахунку попередній перегляд документа з’являється у правій частині екрана.
Перегляньте також
Ручне завантаження¶
На панелі обліку Інф. панель бухгалтерського обліку натисніть Завантажити в журналі Рахунки постачальників.
Завантажити через аліас електронної пошти¶
Рахунки постачальника можна завантажити через псевдонім електронної пошти, пов’язаний із відповідним журналом, двома способами:
відскановано з підключеного сканера, налаштованого для надсилання електронної пошти на аліас електронної пошти;
надіслано безпосередньо на аліас електронної пошти.
Кожен PDF-файл, доданий до електронного листа, автоматично перетворюється на новий чернетку рахунку-фактури постачальника.
Примітка
Через аліас електронної пошти, пов’язаний із журналом, обробляються лише формати PDF та XML.
Файли JPEG необхідно обробляти через email alias in the Documents app.
Щоб додати аліас електронної пошти до журналу, виконайте такі дії:
Переконайтеся, що налаштовано alias domain.
Стандартний аліас електронної пошти
vendor-bills@, а потім аліас домену, створюється автоматично та доступний на вкладці Розширені налаштування журналу Рахунки постачальників.Щоб змінити аліас електронної пошти за замовчуванням, перейдіть до , виберіть відповідний журнал і відредагуйте Аліас електронної пошти на вкладці Розширені налаштування.
Налаштуйте підключений сканер для надсилання відсканованих документів на аліас електронної пошти, якщо потрібно.
Примітка
Або ж можна використовувати аліас електронної пошти у додатку Документи для автоматичного надсилання рахунків постачальника до Фінанси робочого простору (наприклад, [email protected]).
Оцифровка та розпізнавання даних за допомогою штучного інтелекту¶
Залежно від налаштувань settings, документи або автоматично оцифровуються, або потребують ручної обробки, якщо оцифрування налаштоване лише на вимогу.
Щоб вручну оцифрувати завантажений документ завантажений документ, натисніть Оцифрувати документ.
Після оцифрування документа з’явиться синій банер; за потреби натисніть Оновити. Перегляньте та виправте будь-яку інформацію, завантажену під час оцифрування: натисніть на відповідне поле (поля), щоб відредагувати їх, або натисніть Перезавантажити дані ШІ, щоб оновити дані.
Потім натисніть Підтвердити, щоб опублікувати документ.
Порада
Після оцифрування документа поле Постачальник залишається порожнім, якщо постачальника немає в базі даних. Щоб додати його, натисніть (стрілка вниз) у полі Постачальник; назва постачальника відображається виділеною у попередньому перегляді документа праворуч. Натисніть на неї, щоб відкрити нову форму постачальника із попередньо заповненим іменем.
Примітка
OCR розпізнає такі поля рахунку постачальника:
Постачальник, Посилання на рахунок, Дата виставлення рахунку, Довідка про платіж (лише у бельгійському форматі +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Банк одержувача, Дата виконання та валюта (у середовищі мульти-валюта та якщо валюта активована).
З Рядки рахунків вкладки Продукт, опис/мітка, Кількість, одиниця Ціна, Податки (якщо податки активовано; це поле не розпізнається OCR для Індійська локалізація), Неоподаткована сума та Всього.
Зіставлення рахунків постачальника із замовленнями на купівлю¶
Коли OCR розпізнає оцифрований рахунок постачальника, Odoo спочатку шукає в базі даних відповідне замовлення на купівлю та його номер. Якщо збіг знайдено, система копіює якомога більше інформації із замовлення на купівлю до рахунку постачальника. Наприклад, номер постачальника Посилання на рахунок перезаписується на Довідка постачальника із замовлення на купівлю.
Примітка
Усі зміни реєструються в чатері.
У рахунку-фактурі постачальника доступна розумна кнопка, що посилається на відповідне замовлення на купівлю.
Щоб виправити будь-які невідповідності, оновіть неправильні поля в рахунку-фактурі постачальника.
Порада
Електронні рахунки постачальників із вбудованим XML забезпечують точнішу та ефективнішу обробку.
Або ж функцію Auto-complete можна використовувати для перенесення інформації із замовлення на купівлю до рахунку постачальника без необхідності оптичного розпізнавання символів (OCR).
Ціноутворення¶
Функція оцифрування документів – це послуга внутрішньопрограмних покупок (IAP), яка вимагає передплачених кредитів. Для оцифрування одного документа використовується один кредит.
Щоб придбати кредити, перейти до додатку Налаштування або , перейдіть до розділу Оцифрування та натисніть Купити кредити.
Примітка
Користувачі Odoo Enterprise з дійсною підпискою отримують безкоштовні кредити для тестування функцій IAP перед придбанням додаткових кредитів для бази даних. Це включає демонстраційні/навчальні бази даних, освітні бази даних та безкоштовні бази даних для однієї програми.
XML-файли не потребують кредитів OCR, оскільки вони містять структуровані дані, які можна обробляти безпосередньо, без OCR.
Перегляньте також