Голосові та звукові повідомлення

Керування голосовою поштою є важливою частиною будь-якого бізнесу. Компанії потрібно легко отримувати доступ до своїх повідомлень і бути в курсі будь-яких пропущених дзвінків. Запис звукових повідомлень, як-от подяка абоненту за те, що він зв’язався з ним, або спрямування його на потрібний внутрішній номер, також є чудовим способом персоналізувати ділову взаємодію та задати тон клієнту.

У цьому документі описано налаштування як голосової пошти, так і звукових повідомлень на адміністративному порталі Axivox.

Установити глобальну мову

Щоб почати використовувати голосову пошту та аудіоповідомлення з Axivox, у налаштуваннях порталу адміністратора Axivox слід встановити глобальну мову. Для цього перейдіть до manage.axivox.com. Після входу на портал перейдіть до Налаштування ‣ Загальна мова (наприклад: повідомлення голосової пошти,…).

Звідси виберіть мову: Francais, English, Espanol або Deutsch.

Потім натисніть Зберегти, а потім Застосувати зміни у верхньому правому куті сторінки Загальні налаштування, щоб застосувати зміни у виробництві.

Активувати голосову пошту

Щоб користувач міг використовувати голосову пошту в Axivox, функцію голосової пошти має бути ввімкнено на адміністративному порталі Axivox. Щоб почати використовувати голосову пошту з користувачем, перейдіть до manage.axivox.com. Потім увійдіть, використовуючи відповідні облікові дані адміністратора.

У лівому меню адміністративної панелі Axivox натисніть Користувачі.

Потім клацніть певного користувача, для якого потрібно активувати голосову пошту. Під розділом, позначеним Голосова пошта, відкрийте спадне меню та натисніть Так.

Нарешті Зберегти зміни, а потім натисніть Застосувати зміни у верхньому правому куті екрана.

Голосова пошта

Наступним кроком є налаштування окремих скриньок голосової пошти на адміністративному порталі Axivox. Щоб отримати доступ до порталу, відвідайте manage.axivox.com і увійдіть. Потім перейдіть до Голосові повідомлення, розташованого в меню ліворуч.

Якщо опцію голосової пошти було активовано в профілі користувача за допомогою цього процесу Активувати голосову пошту, тоді голосова пошта автоматично створюється на сторінці Голосові повідомлення.

Порада

Слід зазначити, що деяка мова адміністративного порталу французька, оскільки Axivox є бельгійською компанією. Глобальною мовою все ще встановлено один із чотирьох варіантів, як показано тут: Установити глобальну мову.

Створити голосову пошту вручну

Щоб вручну створити нову скриньку голосової пошти, натисніть Додати голосову пошту на сторінці Голосові повідомлення. Або відредагуйте наявну скриньку голосової пошти, клацнувши Редагувати праворуч від наявної скриньки голосової пошти на сторінці Голосові повідомлення.

Example

Припустімо, що відділу продажів або служби підтримки потрібна звичайна скринька голосової пошти. Голосову пошту потрібно буде створити вручну та приєднати до вхідного номера.

Нову скриньку голосової пошти, створену вручну, слід прикріпити до вхідного номера, щоб на неї можна було отримувати повідомлення. Для цього перейдіть до Вхідні номери, розташованого в меню ліворуч. Потім клацніть Редагувати праворуч від конкретного номера, з яким має бути пов’язано голосову пошту.

У полі Тип призначення для голосового виклику клацніть спадне меню та виберіть Голосова пошта. Потім відкрийте спадне меню в наступному рядку з позначкою Голосова пошта та виберіть створену вручну скриньку голосової пошти.

Важливо

Якщо вхідний номер може отримувати SMS/текстові повідомлення, з’явиться додаткове поле Адреса електронної пошти призначення для вхідних SMS.

Щоб визначити, чи вхідний номер може отримувати SMS/текстові повідомлення, клацніть Вхідні номери в меню ліворуч, а потім перевірте стовпець SMS-сумісний для вхідного номера.

Потім, якщо можливо, у полі з позначкою Адреса електронної пошти призначення для вхідних SMS введіть електронну адресу, на яку можна отримувати вхідні текстові повідомлення, надіслані на вхідний номер. Деякі вхідні номери (US +1) в Axivox можуть отримувати текстові повідомлення від окремих осіб і автоматичних номерів.

Якщо це поле залишити порожнім, натомість використовується адреса призначення за замовчуванням (як було встановлено на початку процесу створення голосової пошти вручну).

Після завершення всіх бажаних конфігурацій натисніть Зберегти, а потім натисніть Застосувати зміни у верхньому правому куті екрана, щоб застосувати зміни у виробництві.

Сповіщення

Тепер щоразу, коли голосова пошта надходить на будь-яку автоматично налаштовану або вручну пов’язану скриньку голосової пошти, електронний лист надсилається на адресу електронної пошти користувача, указану на сторінці Голосові повідомлення або в профілі користувача Axivox.

Цю інформацію можна отримати, перейшовши до Користувачі в меню ліворуч і натиснувши Редагувати поруч із конкретним користувачем, про якого йдеться.

Переадресація на голосову пошту

В Axivox також є численні налаштування переадресації для користувача. Щоб отримати доступ до цих налаштувань пересилання, перейдіть на сторінку manage.axivox.com і увійдіть.

Далі перейдіть до Користувачі, розташованого в меню ліворуч.

Звідти клацніть конкретного користувача, до якого потрібно додати переадресацію. Потім відкрийте вкладку Пересилання.

Якщо користувач зайнятий іншим дзвінком або не розмовляє з телефоном, на цій вкладці є опція Надіслати на голосову пошту як останній засіб, розташована в полях Переадресація, коли немає відповіді та Переадресація, якщо зайнято.

Якщо прапорець Надіслати на голосову пошту як останню можливість позначено, коли дії переадресації, зазначені в кожному розділі, не вдаються, абонент перенаправляється на голосову пошту, встановлену для конкретного користувача.

Дивись також

Щоб дізнатися більше про переадресацію та перекази, відвідайте Вкладка Пересилання.

Після завершення всіх бажаних конфігурацій натисніть Зберегти, а потім натисніть Застосувати зміни у верхньому правому куті екрана, щоб застосувати зміни.

Аудіо повідомлення

Є можливість додати звукові повідомлення до того, як буде прийнято дзвінок клієнта, щоб повідомити його про час очікування доставки, наявність товару або будь-які інші важливі рекламні повідомлення.

Щоб записати звукове повідомлення в Axivox, перейдіть до manage.axivox.com і увійдіть.

Потім натисніть Аудіоповідомлення в меню ліворуч. На сторінці Аудіоповідомлення натисніть Додати повідомлення.

Введіть Назва та натисніть Зберегти.

Після натискання Зберегти браузер перенаправляє назад на головну сторінку Аудіоповідомлення, де в списку можна знайти новостворене повідомлення.

Є два різні способи створення звукового повідомлення. Користувач міг або записати повідомлення по телефону, або набрати повідомлення (у вигляді тексту) і вибрати створений комп’ютером динамік, щоб прочитати повідомлення.

Записати звукове повідомлення

Щоб записати звукове повідомлення по телефону, натисніть помаранчеву кнопку з позначкою Записати/Прослухати, розташовану праворуч від потрібного повідомлення у списку для запису, на сторінці Аудіоповідомлення.

Після натискання з’являється спливаюче вікно Записати / Прослухати повідомлення. Звідси повідомлення потім записується через одне з розширень, пов’язаних із користувачем. У полі Розширення для керування повідомленнями клацніть спадне меню та виберіть розширення, куди Axivox має викликатися для запису повідомлення.

Потім натисніть OK, щоб почати виклик.

Примітка

Користувач має бути активним у робочій базі даних із налаштованим VoIP для користувача, перегляньте цю документацію: Послуги VoIP в Odoo з Axivox.

При підключенні до лінії управління аудіореєстратором Axivox франкомовний оператор запису надає такі можливості:

1. Натисніть 1, щоб записати повідомлення.

2. Натисніть 2, щоб прослухати поточне повідомлення.

Натисніть 1 або 2, залежно від того, чи є в системі повідомлення для цього конкретного звукового повідомлення, яке потребує перегляду, перед записом нового.

Запишіть нове звукове повідомлення після натискання 1, потім натисніть #, щоб завершити запис.

Франкомовний оператор повертається до рядка, знову представляючи перший набір запитань:

1. Натисніть 1, щоб записати повідомлення.

2. Натисніть 2, щоб прослухати поточне повідомлення.

Натисніть #, щоб завершити виклик.

Напишіть звукове повідомлення

Щоб набрати повідомлення та вибрати комп’ютеризований динамік, щоб промовити текст, перейдіть до Аудіоповідомлення в меню ліворуч.

На сторінці Аудіоповідомлення виберіть синю кнопку з позначкою Текстове повідомлення поруч із відповідним звуковим повідомленням Назва, до якого має бути прикріплено повідомлення.

Після цього відкриється спливаюче вікно Перетворити текст на повідомлення.

У спливаючому вікні Перетворити на текстове повідомлення клацніть спадне меню поруч із полем, позначеним Голос, і виберіть опцію для Текст, який буде зчитано.

Після вибору Голос і написання повідомлення в полі Текст натисніть Створити, щоб обробити аудіофайл.

Текст читається тією ж мовою, що й написаний у полі Текст. Якщо мова відрізняється в полі Голос, комп’ютеризований диктор використовує наголос.

Нарешті, коли ці кроки завершено, натисніть Зберегти, щоб зберегти звукове повідомлення.

Щоб застосувати зміни, натисніть Застосувати зміни у верхньому правому куті екрана.

Порада

Щоб встановити привітання або звукове повідомлення в елементі плану номеру, двічі клацніть елемент. Це може бути елемент Відтворити файл або елемент Меню, у якому абонент має зустріти термінове повідомлення, або каталог набору за номером.

Для отримання додаткової інформації про тарифні плани перегляньте цю документацію: Основи плану дзвінків або Розширені плани двінків.

Музика на утриманні

Axivox має можливість додавати спеціальну музику для утримання виклику щоразу, коли абонент чекає відповіді на свій дзвінок. Щоб додати музику утримання до адміністративного порталу Axivox, перейдіть до manage.axivox.com і увійдіть.

Потім натисніть Музика на утриманні в меню ліворуч, і з’явиться спливаюче вікно Змінити музику на утриманні.

У спливаючому вікні Змінити музику на утриманні натисніть кнопку Вибрати файл, щоб вибрати файл MP3 (MPEG Audio Layer 3) або WAV (Waveform Audio File Format) для завантаження.

Примітка

Лише MP3 або WAV файли можна завантажити на адміністративний портал Axivox.

Після вибору файлу панель Прогрес показує статус завантаження. Після завершення цієї дії вікно можна закрити, натиснувши Закрити.

Після внесення бажаних змін натисніть Застосувати зміни у верхньому правому куті екрана.