Створення та надсилання пропозицій

Після того, як кваліфікований потенційний клієнт перетвориться на можливість, наступним кроком є створення та надання пропозиції. Цей процес можна легко виконати за допомогою CRM додатку Odoo.

Створіть нову комерційну пропозицію

Щоб створити нову пропозицію, відкрийте додаток CRM, відкривши сторінку Конвеєр на головній інформаційній панелі CRM.

Тут натисніть будь-яку можливість, щоб відкрити її. Перегляньте наявну інформацію та за потреби оновіть усі поля.

Примітка

Якщо для цієї можливості вже створено пропозицію, її можна знайти, натиснувши розумну кнопку Пропозиції у верхній частині форми. Кількість наявних пропозицій також вказана на смарт-кнопці.

У верхньому лівому куті форми натисніть кнопку Нова пропозиція.

Важливо

Щоб з’явилася кнопка Нова пропозиція, потрібно встановити додаток Продажі.

Важливо

Поле Клієнт не є обов’язковим у формі пропозиції.

Однак інформацію про клієнта потрібно додати або зв’язати, перш ніж можна буде надіслати пропозицію. Якщо поле Клієнт залишити незаповненим у можливості, натискання кнопки Нова пропозиція відкриває спливаюче вікно з такими параметрами:

• Створити нового клієнта: створює новий запис клієнта, використовуючи будь-яку доступну інформацію, надану у формі можливості.

• Посилання на існуючого клієнта: відкриває спадне поле з іменами існуючих клієнтів. Виберіть назву, щоб пов’язати цю нову пропозицію з наявним записом клієнта.

• Не пов’язувати до клієнта: пропозиція не буде пов’язана з клієнтом, а інформація про клієнта не змінюватиметься.

Після натискання цієї кнопки з’являється нова форма пропозиції. Підтвердьте інформацію у верхній половині форми та оновіть усі відсутні або неправильні поля:

• Клієнт: компанія або контакт, для якого була створена ця пропозиція.

• Реферер: якщо цього клієнта направив інший клієнт або контактна особа, виберіть його зі спадного меню в цьому полі.

• Адреса рахунку: фізична адреса, куди потрібно надіслати рахунок.

• Адреса доставки: фізична адреса, куди слід доставити будь-які продукти.

• Шаблон пропозиції: якщо застосовно, виберіть у цьому полі попередньо налаштований шаблон пропозиції.

• Термін дії: дата, коли ця пропозиція більше не дійсна.

• Дата пропозиції: дата створення чернеток/надісланих замовлень, дата підтвердження підтверджених замовлень. Зауважте, що це поле відображається, лише якщо Режим розробника (режим налагодження) активний.

• Повторюваний план: якщо ця пропозиція стосується повторюваного продукту або підписки, виберіть конфігурацію повторюваного плану, який буде використано.

• Прайс-лист: виберіть прайс-лист, який буде застосовано до цього замовлення.

• Умови оплати: виберіть будь-які відповідні умови оплати для цієї пропозиції.

Порада

Поле Термін дії автоматично заповнюється на основі дати створення пропозиції та терміну дії за замовчуванням.

Щоб оновити термін дії за замовчуванням, перейдіть до Продажі ‣ Конфігурація ‣ Налаштування ‣ Пропозиції та замовлення та оновіть поле Дійсність пропозиції за замовчуванням. Щоб вимкнути автоматичне закінчення терміну дії, введіть 0 у це поле.

Після внесення бажаних змін натисніть Зберегти.

У разі використання шаблону пропозиції дата закінчення терміну дії базується на полі Термін дії пропозиції у шаблоні. Щоб змінити обчислення терміну дії в шаблоні, перейдіть до Продажі ‣ Конфігурація ‣ Замовлення на продаж ‣ Шаблони пропозицій.

Потім клацніть шаблон, щоб відкрити його, і оновіть номер у полі Термін дії пропозиції.

Рядки замовлення

Після оновлення інформації про клієнта, платіж і кінцевий термін у новій пропозиції вкладку Рядки замовлень можна оновити відповідною інформацією про продукт.

Для цього натисніть Додати продукт на вкладці Рядки замовлень.

Далі введіть назву товару в поле Продукт для пошуку в каталозі продуктів. Потім виберіть продукт зі спадного меню або створіть новий, вибравши Створити або Створити та редагувати.

Після вибору товару оновіть Кількість, якщо необхідно. Підтвердьте інформацію в інших полях.

Щоб видалити рядок із цитати, клацніть значок (кошик для сміття).

Щоб організувати продукти за розділами, натисніть Додати розділ і введіть назву для розділу. Потім клацніть піктограму (перетягування) ліворуч від імені та перетягніть, щоб перемістити розділ у відповідне місце. Перемістіть кожен продукт, використовуючи той самий метод, щоб завершити організацію рядків замовлення пропозицій.

Product catalog

Щоб швидко додати багато продуктів до пропозиції, натисніть кнопку Каталог, щоб відкрити каталог продуктів.

Усі продукти в базі даних перераховані як картки та можуть бути відсортовані на лівій панелі за Категорія продукту та Атрибути.

Щоб додати продукт, натисніть кнопку Додати на картці товару. Встановіть кількість товару за допомогою кнопок (додати) або (мінус) або введіть кількість у полі числа між двома кнопками. Щоб видалити товар, натисніть кнопку Видалити на картці продукту.

Коли кількість усіх продуктів буде встановлено, натисніть кнопку Назад до пропозиції, щоб повернутися до пропозиції. Елементи, вибрані в каталозі продуктів, тепер відображаються на вкладці Рядки замовлень.

Переглянути та надіслати пропозицію

Щоб переглянути пропозицію так, як її побачить клієнт, натисніть кнопку Попередній перегляд. Це відкриє попередній перегляд на Портал клієнта.

Переглянувши попередній перегляд клієнта, натисніть Повернутися до режиму редагування, щоб повернутися до форми пропозиції на сервері.

Коли пропозиція буде готова для доставки клієнту, натисніть кнопку Надіслати електронною поштою.

Після цього відкриється спливаюче вікно з попередньо налаштованим повідомленням електронної пошти. Інформація з пропозиції, зокрема контактна інформація, загальна вартість і назва пропозиції, імпортується з пропозиції.

PDF-файл пропозиції додається як вкладення до електронного листа.

Примітка

Для створення електронного повідомлення використовується попередньо завантажений шаблон. Щоб змінити шаблон, натисніть внутрішнє посилання праворуч від поля Завантажити шаблон, розташованого внизу спливаючого вікна електронного листа.

Щоб вибрати новий шаблон, виберіть опцію зі спадного меню Завантажити шаблон.

Продовжуйте вносити необхідні зміни до електронної пошти, а потім натисніть Надіслати. Копія повідомлення додається до Чатер запису.

Після надсилання пропозиції смарт-кнопка Пропозиції початкової пропозиції оновлюється новим підрахунком. Доступ до цієї пропозиції та всіх інших пропозицій можна отримати за допомогою цієї смарт-кнопки у верхній частині можливості в додатку CRM.

Будь-які комерційні пропозиції, додані до пропозиції, які підтверджено та, отже, перетворено на замовлення на продаж, буде вираховано з числа, зазначеного на смарт-кнопці Пропозиції. Натомість значення замовлення клієнта з’явиться на смарт-кнопці Замовлення, розташованій на тій же панелі керування.

Позначте виграну або втрачену можливість

Щоб підтримувати конвеєр в актуальному стані та бути точним, можливості потрібно ідентифікувати як виграні або втрачені, коли клієнт відповів на пропозицію.

Щоб позначити можливість як виграну або втрачену, поверніться до можливості, використовуючи навігаційні елементи у верхньому лівому куті форми пропозиції. Або перейдіть до CRM ‣ Продажі ‣ Мій конвеєр і натисніть правильну можливість, щоб відкрити її.

У верхньому лівому куті форми натисніть кнопку Виграно або Втрачено.

Якщо можливість позначена як виграно, до запису додається зелений банер Виграно, який переміщується на етап Виграно.

Позначення можливості як втрачена за допомогою кнопки Втрачено відкриває спливаюче вікно Позначити як втрачено, де можна ввести Причина втрати.

У спадному полі Причина втрати виберіть наявну причину втрати. Якщо відповідна причина недоступна, створіть нову, ввівши її в поле Причина втрати і натиснувши Створити.

Порада

Найкраще спробувати використовувати заздалегідь налаштовані значення Причина втрати якомога більше або обмежити створення нових значень лише для потенційних клієнтів відділу продажів. Використання узгоджених значень для цього параметра зробить аналіз конвеєра простішим і точнішим під час фільтрації за параметром Причина втрати.

Щоб установити нові значення для цього поля, перейдіть до CRM ‣ Конфігурація ‣ Причини втрати і натисніть Новий і Зберегти для кожного нового запису, доданого до списку.

Додаткові примітки та коментарі можна додати в поле Заключна примітка.

Коли всю необхідну інформацію буде введено у спливаючому вікні Позначити як втрачено, натисніть Позначити як втрачено.

Після натискання Позначити як втрачено спливаюче вікно зникає, і Odoo повертається до форми можливості, де тепер у верхньому правому куті можливості відображається новий червоний банер Втрачено.

Якщо можливість позначено як втрачено, вона більше не вважається активною та видаляється з конвеєра.

Щоб переглянути втрачену можливість із конвеєра, клацніть піктограму зі стрілкою вниз праворуч від панелі пошуку та виберіть Втрачено або Архівовано зі спадного меню, що з’явиться.

Важливо

Хоча можливості, які було позначено як втрачені, вважаються заархівованими, пам’ятайте, що для того, щоб можливість була включена як втрачена у звіти, вона повинна бути спеціально позначена як втрачена, а не як заархівована.