Документи¶
Odoo Документи дозволяють зберігати, переглядати та керувати файлами в Odoo.
Ви можете завантажити будь-який файл (максимум 64 Мб на файл на Odoo Online) і організувати їх у різних робочих областях.
Налаштування¶
Перейшовши до , ви можете ввімкнути централізацію файлів, приєднаних до певної сфери вашої діяльності. Наприклад, якщо поставити прапорець Людські ресурси, ваші кадрові документи автоматично стануть доступними в робочій області HR, тоді як документи, пов’язані з нарахуванням заробітної плати, автоматично доступні в підробочій області Нарахування заробітної плати. Ви можете змінити робочий простір за замовчуванням за допомогою спадного меню та змінити його властивості, клацнувши піктограму (Внутрішнє посилання).
Примітка
Якщо ви ввімкнули централізацію ваших облікових файлів і документів, необхідно натиснути Журнали і визначити кожен журнал окремо, щоб дозволити автоматичну синхронізацію.
Якщо вибрати нову робочу область, наявні документи не буде переміщено. У новому робочому просторі можна знайти лише нещодавно створені документи.
Папки¶
Робочі області - це ієрархічні папки з власним набором теги і дії. Робочі області за замовчуванням існують, але ви можете створити власні, перейшовши до та натиснувши Новий. На новій сторінці заповніть таку інформацію:
Name
Батьківський робочий простір: якщо ви хочете створити підробочий простір, виберіть його Батьківський робочий простір.
Доступні три вкладки: Теги, Права доступу і Опис.
Access rights¶
Щоб керувати правами доступу до робочої області, перейдіть на вкладку Права доступу. Ви можете додати Групи запису, які можуть переглядати, створювати та редагувати документи робочої області. Ви також можете додати Групи читання, які переглядають лише документи робочої області.
Порада
Увімкніть Лише власні документи, щоб обмежити Групи чиатання і Групи запису документами, власниками яких вони є.
Опис¶
Ви можете додати описову інформацію до свого робочого простору, перейшовши на вкладку Опис.
Примітка
Робочі області також можна створювати та редагувати, натиснувши піктограму (шестерня) на лівій панелі.
Управління документами¶
Під час вибору або відкриття документа на правій панелі відображаються різні параметри, включаючи, наприклад:
(Завантажити);
(Поділитися цим вибраним): спільна URL-адреса копіюється до буфера обміну;
(Замінити): виберіть новий файл для заміни існуючого. Прокрутіть униз правої панелі, щоб побачити Історія та відновити, завантажити або видалити документ;
(Заблокувати);
(Розділити).
Ви також можете Відкрити чатер або видалити документ, натиснувши піктограму (Перемістити в кошик).
Примітка
Елементи, переміщені в кошик, остаточно видаляються через 30 днів.
Щоб змінити назву вашого файлу, натисніть Назва. Можна призначити Контакт або Власник. Відповідний Робочий простір можна змінити, і можна отримати доступ до пов’язаного Запис журналу або додати Теги.
Примітка
Контакт - це особа, пов’язана з документом, яка лише прочитала права доступу до документа, наприклад, існуючий постачальник у вашій базі даних;
Актор документа автоматично призначається як Власник і отримує повний доступ до нього. Щоб замінити власника документа, виберіть потрібного користувача зі спадного списку в полі Власник.
Порада
Співробітник має бути користувачем і власником документа, щоб переглядати його в Мій профіль.
Різні Дії доступні в нижній частині правої панелі, залежно від робочої області, де зберігається ваш документ.
Розділити документи PDF¶
Виберіть PDF-файл, який потрібно розділити, і натисніть піктограму (ножиці). У новому поданні відображаються всі сторінки документа.
За замовчуванням усі сторінки розбиваються, коли ви натискаєте Розділити. Щоб усунути розрив між двома сторінками, клацніть піктограму (ножиці).
Порада
Щоб об’єднати документи з інформаційної панелі, виділіть їх і натисніть піктограму (ножиці). Натисніть на ножиці між двома документами та натисніть Розділити, щоб об’єднати документи.
Additional features¶
Виберіть робочу область і клацніть (стрілка вниз) поруч із кнопкою Завантажити, щоб отримати доступ до додаткових функцій:
Запит¶
Ви можете запитувати файли та організовувати їх як документи, щоб нагадувати користувачам про їх завантаження.
Виберіть робочу область, де потрібно зберегти файл, натисніть (стрілка вниз) поруч із кнопкою Завантажити, а потім Запит. Додайте Назва документа та виберіть особу, від якої він вам потрібен, у полі Запит до. Ви також можете заповнити Дата виконання, підтвердити Робоча область, до якої має належати документ, і додати Теги та Повідомлення. Потім натисніть Запит. Заповнювач для відсутнього документа створюється в робочій області.
Коли ваш документ стане доступним, натисніть на заповнювач щоб завантажити його.
Ви можете переглянути всі відсутні документи, перейшовши до перегляду Активність і стовпця Запитуваний документ.
Порада
У вікні Активності ви можете надіслати нагадування по електронній пошті користувачам, від яких ви очікуєте документ. Перейдіть до колонки Запитуваний документ і натисніть піктограму (ellipsis) і Запит документа: нагадування. Натисніть на дату, щоб переглянути деталі конкретного запиту. Ви можете оновити його, натиснувши піктограму (перо), Переглянути вміст електронного листа з нагадуванням або Надіслати зараз, щоб надіслати електронний лист з нагадуванням.
Додати посилання¶
Щоб додати посилання на інформаційну панель документів, натисніть Додати посилання, введіть URL і його Назва.
Завантажити через email¶
Виберіть параметр Завантажити та завантажити, щоб дозволити користувачам завантажувати свої файли у ваш робочий простір за допомогою Аліас електронної пошти. Щоб створити псевдонім електронної пошти, введіть його назву в поле Аліас електронної пошти. ім’я домену має бути встановлено за замовчуванням, але ви можете змінити його, натиснувши його.
Документи, надіслані на цей аліас електронної пошти, завантажуються в робочу область за допомогою вибраних теги.
Примітка
За замовчуванням Власник документа є особа, яка завантажує файл у робочу область, але ви можете вибрати іншого користувача. Ви також можете встановити Контакт, як правило, зовнішню особу, наприклад партнера.
Увімкніть Створити нову активність, щоб автоматично створювати дію під час завантаження документа. Виберіть Тип активності зі спадного списку та встановіть поле Дата виконання. Ви також можете додати Резюме та Відповідальний особу, призначену для цієї активності.
Порада
Перейдіть до , щоб переглянути посилання для спільного доступу та керувати ними. Виберіть рядок і натисніть Видалити, щоб вимкнути URL-адресу. Люди, які отримали це посилання, більше не матимуть доступу до документів або робочої області.
Нова таблиця¶
Щоб створити нову електронна таблиця, натисніть Нова таблиця. Ви можете вибрати порожню електронну таблицю або існуючий шаблон.
Дії робочого процесу¶
Дії робочого процесу допомагають керувати документами та загальними бізнес-операціями. Це автоматизовані дії, які можна створювати та налаштовувати для кожного робочого простору. Одним клацанням миші ви можете, наприклад, створювати, переміщувати, підписувати, додавати теги до документа та обробляти рахунки.
Коли документ відповідає встановленим критеріям, ці дії робочого циклу з’являються на правій панелі.
Створення дій робочого процесу¶
Щоб оновити наявну дію робочого процесу або створити нову, перейдіть до та натисніть Новий.
Примітка
Дія застосовується до всіх підробочих областей під Пов’язаною робочою областю, яку ви вибрали.
Встановити умови¶
Визначте Назва дії, а потім встановіть умови, які запускатимуть появу значка (програти) на правій панелі під час вибору файлу.
Є три основні типи умов, які можна встановити:
Теги: ви можете використовувати умови Містить і Не містить, тобто файли мають мати або не повинні мати встановлені тут теги;
Контакт: файли мають бути пов’язані з наведеним тут контактом;
Власник: файли мають бути пов’язані з власником, встановленим тут.
Порада
Якщо ви не встановите жодних умов, кнопка дії з’явиться для всіх файлів у вибраній робочій області.
Розширений тип умови: домен¶
Важливо
Рекомендується мати певні знання про розробку Odoo, щоб правильно налаштувати фільтри Домен.
режим розробника потрібно активувати, щоб отримати доступ до умови Домен на вкладці Дії. Після цього виберіть тип умови Домен і натисніть Нове правило.
Щоб створити правило, ви зазвичай вибираєте поле, оператор і значення. Наприклад, якщо ви хочете додати дію робочого циклу до всіх PDF-файлів у робочій області, встановіть поле на Mime-тип, оператор на містить і pdf значення.
Натисніть значок (Додати нове правило) і значок (Додати гілку), щоб додати умови та підумови. Потім ви можете вказати, чи має ваше правило відповідати умовам всі чи будь-який. Ви також можете редагувати правило безпосередньо за допомогою Редактор коду.
Налаштувати дії¶
Виберіть вкладку Дії, щоб налаштувати дію. Ви можете одночасно:
Перемістити в робочу область: перемістити файл у будь-яку робочу область;
Створити: створити один із таких елементів, прикріплених до файлу у вашій базі даних:
Посилання на запис: створення зв’язку між документом і записом із певної моделі;
Шаблон продукту: створіть продукт, який можна редагувати безпосередньо;
Завдання: створіть завдання проекту, яке можна редагувати безпосередньо;
Підпис PDF-шаблон: створіть новий шаблон підпису для надсилання;
PDF для підпису: створіть шаблон підпису для прямого підпису;
Заявник: створіть новий HR додаток, який можна редагувати безпосередньо;
Рахунок постачальника: створіть рахунок постачальника за допомогою оптичного розпізнавання тексту та штучного інтелекту, щоб отримати інформацію з вмісту файлу;
Рахунок-фактура клієнта: створіть рахунок-фактуру за допомогою оптичного розпізнавання тексту та штучного інтелекту, щоб отримати інформацію з файлу;
Кредитна нота постачальника: створіть кредитну ноту постачальника за допомогою оптичного розпізнавання тексту та штучного інтелекту, щоб отримати інформацію з файлу;
Кредитна нота: створіть кредит-ноту клієнта за допомогою OCR та штучного інтелекту, щоб отримати інформацію з файлу;
Різні операції: створити запис у журналі Різні операції;
Банківська виписка: імпорт банківської виписки;
Квитанція про покупку: створити квитанцію постачальника;
Витрати: створити витрати на кадри.
Установити контакт: додати контакт до файлу або замінити існуючий контакт новим;
Установити власника: додайте власника до файлу або замініть існуючого власника новим;
Установити теги: додавати, видаляти та замінювати будь-яку кількість тегів;
Активності - Позначити всі як виконані: позначити всі активності, пов’язані з файлом, як виконані;
Активності - Запланувати активність: створити нову дію, пов’язану з файлом, як налаштовано в дії. Ви можете встановити активність для власника документа.
Оцифруйте документи за допомогою ШІ та оптичного розпізнавання символів (OCR)¶
Документи, доступні в робочому просторі Фінанси, можна оцифрувати. Виберіть документ, який потрібно оцифрувати, натисніть Створити рахунок клієнта, Створити рахунок-фактуру клієнта або Створити кредит-ноту, а потім натисніть Надіслати на оцифрування.
Дивись також