Створити події

За допомогою додатку Події організатори подій можуть створювати і налаштовувати очні або тільки онлайн-події в Odoo. Кожна нова подія містить низку налаштованих опцій, які орієнтовані на конкретну логістику заходу, як це потрібно для кожної події, наприклад, стіл продажу квитків і реєстрації, стенди, доріжки, спонсори, приміщення та багато іншого.

Події можна створювати вручну з нуля або на основі готових шаблонів. Після запуску додаток Події інтегрується з додатком Веб-сайт для просування та реєстрації учасників заходу, з додатком Продажі для купівлі платних квитків, а також з додатком CRM за допомогою налаштованих правил генерації лідів.

Нова подія

Щоб створити нову подію, перейдіть до Події, щоб опинитися на панелі за замовчуванням Події, у поданні Kanban. Звідти, або альтернативно з подання Список чи Гант, натисніть кнопку Новий у верхньому лівому кутку панелі інструментів, щоб відкрити нову форму події.

Примітка

Якщо певні поля не відображаються у формі події, це означає, що потрібно встановити додатковий додаток або база даних не працює в середовищі з декількома компаніями.

Наприклад, поле Twitter Wall з’являється лише, якщо встановлено додаток Соціальний маркетинг, а поле Компанія з’являється тільки, якщо база даних працює в середовищі з кількома компаніями.

Це лише додаткові елементи, які можна використовувати для події. Вони не є обов’язковими для створення, проведення та керування подією за допомогою Odoo Події.

Форма події

У верхній частині форми події є ряд розумних кнопок, пов’язаних з різними показниками події, які автоматично заповнюються відповідними даними, як тільки відвідувачі починають реєструватися, стенди і спонсори реєструються на подію, подія відбувається, і так далі.

В першу чергу, ці смарт-кнопки використовуються як логістичні портали для виконання конкретних дій на заході. Цифрові дисплеї слугують насамперед для швидкого орієнтування.

Хоча ці візуальні показники є корисними, їх все одно можна натискати і використовувати для переходу на конкретні сторінки, пов’язані з подіями, щоб змінити та/або виконати будь-які бажані дії.

Під розумними кнопками знаходиться форма події, яка містить різні поля і вкладки, які можна натиснути, щоб налаштувати початкові, необхідні деталі події.

Нижче наведені поля, які можна знайти у формі події:

• Назва події: назва події. Це поле є обов’язковим.

  Примітка

  Праворуч від введеної Назва події з’являється мовна підказка, представлена скороченим індикатором мови (наприклад, EN). При натисканні з’являється спливаюче вікно Переклад: назва, у якому відображаються різні попередньо налаштовані варіанти перекладу, доступні у базі даних.

• Date: when the event is scheduled to take place (expressed in your local timezone). This field is auto-populated, but modifiable, and is required.

• Display Timezone: the timezone in which the event dates/times will be displayed on the website. This field is auto-populated, but modifiable, and is required.

• Мова: вкажіть конкретну мову для всіх повідомлень про події, на яку потрібно перекласти, якщо це необхідно. За замовчуванням це поле порожнє, тому якщо повідомлення про подію надсилаються одержувачам, які розмовляють іншою мовою, обов’язково налаштуйте це поле належним чином.

• Twitter Wall: створює окрему сторінку на веб-сайті події для розміщення певних соціальних дописів у мережі X (раніше Twitter), які містять заздалегідь визначені бажані елементи.

  Порада

  Щоб створити і налаштувати Twitter Wall, введіть назву потрібної стіни в поле і виберіть Створити і редагувати… у випадаючому меню.

  Після цього відкриється спливаюче вікно Створити Twitter Wall.

  

  У цьому вікні введіть Назва стіни. Потім виберіть певне слово або хештег для пошуку Odoo на X, наприклад, #WoodWorkingExpo24.

  Далі визначте Тип tweets, які Odoo має показувати за цим критерієм. У цьому полі можна вибрати: Останні, Популярний або Змішано.

  Користувачі також мають можливість додати короткий Опис на стіну.

  Нарешті, сіре, незмінне поле URL-адреса веб-сайту буде автоматично заповнено повною URL-адресою, необхідною для доступу до документа через веб-сайт події.

  Зображення також можна додати на стіну, натиснувши піктограму (олівець), яка з’являється, коли курсор наводиться на зображення заповнювача (камера) у верхньому правому куті спливаючого вікна.

  Потім у вікні провідника файлів, що з’явиться, виберіть потрібне зображення, яке потрібно додати на стіну.

  Це поле Twitter Wall тільки з’являється у формі події, якщо встановлено додаток Соціальний маркетинг, а обліковий запис X було додано як потік у цьому додатку. Щоб дізнатися більше, перегляньте документацію Соціальний маркетинг.

• Шаблон: виберіть попередньо налаштований шаблон події зі спадного меню.

  Або створіть новий безпосередньо з цього поля, ввівши ім’я нового шаблону та вибравши одне з:

  • Створити (що створює шаблон, який можна редагувати пізніше) або

  • Створити та редагувати… (це створює шаблон і відкриває окрему сторінку шаблону для більш детального налаштування шаблону).

• Теги: додайте будь-які відповідні теги, щоб коротко описати подію (наприклад, Онлайн, Конференція тощо). Для однієї події можна додати кілька тегів.

  Порада

  Теги можна відображати на подіях, перелічених на веб-сайті, установивши прапорець Показати на веб-сайті в Події ‣ Конфігурація ‣ Категорії тегів подій.

• Організатор: вкажіть організатора події (компанію, контактну особу або співробітника).

• Відповідальний: призначити користувача в базі даних відповідальним за цю подію.

• Компанія: вкажіть компанію в базі даних, до якої відноситься ця подія. Це поле відображається тільки, якщо ви працюєте в середовищі кількох компаній. Це поле заповнюється автоматично, але його можна змінювати та є обов’язковим.

• Веб-сайт: виберіть обмеження публікації цієї події на певному веб-сайті, створеному в Odoo. Якщо це поле залишити порожнім, подію можна опублікувати на всіх веб-сайтах у базі даних. Щоб дізнатися більше, зверніться до документації Кілька веб-сайтів.

• Місце проведення: введіть деталі місця проведення події. Це поле отримує відповідну інформацію з додатком Контакти. Крім того, інформацію Місце проведення можна додати в це поле вручну. Принаймні, має бути введено назву місця проведення, адресу, місто, поштовий індекс/регіон і країну.

• Карта виставки: за бажанням натисніть кнопку Завантажити файл, щоб завантажити зображення карти місця проведення події.

• Обмежити реєстрацію: якщо цей прапорець позначено, до події додається обмеження на кількість реєстрацій, і цю бажану лімітну суму має ввести в порожнє поле перед Учасниками.

• Розмір значка: виберіть бажаний розмір паперу для значків подій. Варіанти: A4 складаний, A6 або 4 на аркуші.

• Тло значка: якщо потрібно, натисніть кнопку Завантажити файл, щоб завантажити спеціальне фонове зображення для значків події.

Коли зазначені вище поля у формі події будуть належним чином заповнені, перейдіть до чотирьох вкладок у нижній частині форми події для подальшого налаштування.

Ці вкладки: Квитки, Спілкування, Питання і Примітки.

Вкладка Квитки

Створюйте власні квитки (і рівні квитків) на події на вкладці Квитки у формі події.

Щоб створити квиток, клацніть Додати рядок на вкладці Квитки. Потім введіть назву квитка (наприклад, Базовий квиток або VIP) у полі Назва.

У полі Продукт виберіть попередньо налаштований продукт Реєстрація події або створіть новий, ввівши назву нового продукту реєстрації на подію, а потім виберіть Створити або Створити та редагувати… зі спадного меню, що з’явиться.

Важливо

Після встановлення Odoo Події новий тип продукту, Квиток на подію, стає доступним у формах продуктів (Продажі ‣ Продукти ‣ Продукти). Щоб продукт реєстрації на подію можна було вибрати на вкладці Квитки, для реєстрації на подію Тип продукту має бути встановлено значення Квиток на подію.

Порада

Існуючі продукти реєстрації подій також можна змінити безпосередньо з цього поля, натиснувши піктограму (стрілка вправо), розташовану поруч із продуктом реєстрації подій. Це розкриває форму продукту. Якщо встановлено додаток Інвентаризація, для продукту доступні додаткові параметри для налаштування.

Далі в полі Ціна встановіть вартість реєстрації квитка.

Примітка

Ціна продажу, визначена у формі продукту для реєстрації на подію, встановлює вартість квитка за умовчанням. Змінюючи Ціна квитка на вкладці Квитки, встановлюється нова вартість реєстрації квитка для цієї події.

Потім визначте дати Старт продажів і Завершити продажі у відповідних полях. Для цього клацніть порожнє поле, щоб відкрити спливаюче вікно календаря. Звідти виберіть потрібну дату й час, а потім натисніть Застосувати.

Потім, за бажанням, вкажіть Максимальний кількість конкретного квитка, який можна продати.

Стовпець Взято заповнюється кількістю проданих квитків.

За бажанням у стовпці Колір додайте спеціальний колір, щоб розрізняти значки квитків. Вибраний колір відображається на значках квитків під час друку.

Щоб видалити будь-які квитки на вкладці Квитки, клацніть значок (кошик) у відповідному рядку квитка, який потрібно видалити.

Порада

Щоб додати необов’язковий стовпець Опис на вкладку Квитки, клацніть спадне меню (додаткові параметри), розташоване праворуч від заголовків стовпців.

Потім поставте прапорець поруч із Опис у випадаючому меню.

Після додавання з’являється можливість додати короткий опис для кожного квитка на подію, який можна використовувати, щоб повідомити відвідувачам про будь-які переваги чи зручності, які можуть збігатися з покупкою конкретного квитка.

Вкладка Спілкування

На вкладці Спілкування форми події створіть різноманітні маркетингові повідомлення, які можна запланувати для надсилання через певні проміжки часу до та після події.

Примітка

За замовчуванням Odoo надає три окремі попередньо налаштовані повідомлення для кожної нової форми події. Один – електронний лист, який надсилається після кожної реєстрації, щоб підтвердити покупку учаснику. Інші два – це нагадування про події електронною поштою, які планується надсилати в різні проміжки часу до події, щоб нагадати одержувачу про майбутню подію.

Щоб додати повідомлення на вкладці Спілкування, натисніть Додати позицію. Потім виберіть потрібний тип зв’язку в полі Надіслати. Варіанти: Mail, SMS, Social Post або WhatsApp.

Немає обмежень щодо кількості повідомлень, які можна додати на вкладку Спілкування у формі події.

Щоб видалити повідомлення з вкладки Спілкування, натисніть значок (кошик) на відповідній лінії зв’язку. Це повністю видаляє повідомлення з події.

Важливо

Параметр Social Post з’являється лише, якщо встановлено додаток Соціальний маркетинг. Параметр WhatsApp з’являється лише, якщо встановлено модуль Інтеграція WhatsApp.

Шаблони WhatsApp неможливо редагувати під час активного налаштування. Потрібне окреме схвалення від Meta.

Пошта

Виберіть існуючий шаблон електронної пошти зі спадного меню Шаблон.

Далі визначте Інтервал, Одиниця і Тригер у відповідних спадних полях, дозволяючи Odoo знати, коли повідомлення має бути надіслано.

Параметри Одиниця: Негайно, Години, Дні, Тижні та Місяці.

Потім виберіть опцію зі спадного меню Тригер. Варіанти: Після кожної реєстрації, До події та Після події.

Стовпець Надіслано заповнюється кількістю надісланих повідомлень. Поруч із номером відображаються різні піктограми залежно від статусу цього конкретного зв’язку.

Статус Запущено представлений піктограмою (три шестерні). Статус *Надіслано* представлено піктограмою :icon:`fa-check (галочка). І статус Заплановано представлено значком (пісочний годинник).

Example

Щоб надіслати електронний лист із підтвердженням через годину після реєстрації учасника події, налаштуйте таке спілкування:

• Інтервал: 1

• Одиниця: Години

• Тригер: Після кожної реєстрації

Примітка

Існуючі шаблони електронної пошти можна змінити безпосередньо зі спадного меню Шаблон, якщо необхідно, клацнувши піктограму (стрілка вправо) біля назви шаблону. Це відкриває окрему сторінку, де користувачі можуть редагувати Вміст, Конфігурація електронної пошти та Налаштування цього конкретного шаблону електронної пошти.

Щоб переглянути та керувати всіма шаблонами електронної пошти, активуйте Режим розробника (режим налагодження) і перейдіть до Налаштування ‣ Технічні ‣ Електронна пошта: Шаблони ел. листів. Змінюйте з обережністю, оскільки шаблони електронної пошти впливають на всі повідомлення, у яких використовується шаблон.

Вкладка питання

На вкладці Питання у формі події користувачі можуть створювати короткі анкети для реєстрантів, з якими вони зможуть взаємодіяти та відповідати на них після реєстрації на подію.

Ці запитання можна зосередити на зборі основної інформації про учасника, дізнатися про його вподобання, очікування та інші речі подібного характеру. Цю інформацію також можна використовувати для створення більш детальних показників звітності, а також для створення конкретних правил формування потенційних клієнтів.

Примітка

За замовчуванням Odoo пропонує три запитання на вкладці Питання для кожної форми події. Запитання за замовчуванням вимагають від реєстранта(ів) надати своє Ім’я та Ел. пошта, а також зробити необов’язковим вказувати свій Номер телефону.

Інформацію, зібрану на вкладці Питання, можна знайти на інформаційній панелі Учасники, доступ до якої можна отримати за допомогою розумної кнопки Учасники. Odoo заповнює окремі записи, які містять основну інформацію про реєстранта(ів), а також їхні вподобання.

Щоб додати запитання на вкладці Питання, натисніть Додати рядок. Після цього відкриється спливаюче вікно Створити питання. Звідси користувачі можуть створити та налаштувати своє питання.

Спочатку введіть запитання в поле у верхній частині форми. Потім вирішіть, чи має запитання вимагати Обов’язкова відповідь та/чи Odoo має Запитувати один раз за замовлення, поставивши прапорці у відповідних полях, якщо потрібно.

Якщо прапорець Запитувати один раз для замовлення позначено, запитання буде поставлено лише один раз, а його значення буде передано кожному учаснику замовлення (якщо придбано кілька квитків одночасно). Якщо прапорець не встановлено для цього параметра, Odoo представить запитання для кожного учасника, який підключений до цієї реєстрації.

Далі виберіть опцію Тип питання:

• Вибір: надайте варіанти відповідей на запитання для реєстрантів на вибір. Варіантами відповіді можна керувати у стовпчику Відповіді внизу спливаючого вікна.

• Введення тексту: дозволяє користувачам вводити власну відповідь на запитання в текстовому полі.

• Ім’я: надає реєстрантам поле для введення свого імені.

• Електронна адреса: надає реєстрантам поле для введення адреси електронної пошти.

• Телефон: надає реєстрантам поле для введення свого номера телефону.

• Компанія: надає реєстрантам поле для введення компанії, з якою вони пов’язані.

Після введення всіх бажаних конфігурацій натисніть Зберегти та закрити, щоб зберегти запитання, і поверніться на вкладку Питання у формі події, або натисніть Зберегти та створити, щоб зберегти запитання та негайно створити нове запитання в новому спливаючому вікні Створити запитання.

Коли запитання додаються на вкладку Питання, інформаційні стовпці демонструють конфігурації кожного запитання.

Інформаційні колонки наступні:

• Заголовок

• Обов’язковий

• Один раз за замовлення

• Тип

• Відповіді (якщо є)

Для типів Вибір і Введення тексту праворуч від рядка запитання з’являється кнопка Статистика. Після натискання Odoo відкриває окрему сторінку, демонструючи показники відповіді на це конкретне запитання.

Щоб видалити будь-яке запитання з вкладки Питання, натисніть піктограму (кошик) у відповідному рядку запитань.

Немає обмежень щодо кількості запитань, які можна додати на вкладку Питання у формі події.

Вкладка приміток

На вкладці Примітки у формі події користувачі можуть залишати детальні внутрішні примітки та/або інструкції/інформацію щодо події для учасників.

У полі Примітки вкладки Примітки користувачі можуть залишати внутрішні примітки для інших співробітників події, як-от списки справ, контактну інформацію, інструкції тощо.

У полі Інструкції щодо квитка вкладки Примітки користувачі можуть залишати конкретні інструкції для людей, які відвідують подію, які відображаються на квитку відвідувачів.

Публікуйте події

Після завершення всіх конфігурацій і змін у формі події настав час опублікувати подію на веб-сайті. Це робить подію видимою для відвідувачів веб-сайту та дає можливість людям зареєструватися на подію.

Щоб опублікувати подію після завершення всіх налаштувань, натисніть розумну кнопку Перейти на веб-сайт у верхній частині форми події. Це відкриває веб-сторінку події, яку можна налаштувати, як і будь-яку іншу веб-сторінку на сайті, за допомогою кнопки Редагувати.

Щоб дізнатися більше про функції та параметри дизайну веб-сайту, зверніться до документації Будівельний блок.

Коли веб-сайт події буде готовий до спільного використання, клацніть червоний перемикач Неопубліковано в меню заголовка, змінивши його на зелений перемикач Опубліковано. На цьому етапі веб-сторінка події опублікована та доступна для перегляду всім відвідувачам веб-сайту.

Надіслати запрошення на подію

Щоб надіслати запрошення на подію потенційним учасникам, перейдіть до потрібної форми події за допомогою Події ‣ Події і натисніть потрібну подію. Після цього натисніть кнопку Запросити у верхньому лівому куті форми події.

Це відкриє порожню форму електронної пошти, яку потрібно заповнити за бажанням. Щоб дізнатися більше про те, як створювати та налаштовувати такі електронні листи, зверніться до документації Створити електронний лист.

Перейдіть до створення та налаштування повідомлення електронної пошти для надсилання як запрошення потенційним учасникам. Не забудьте додати посилання на сторінку реєстрації на веб-сайті події, щоб зацікавлені одержувачі могли швидко зареєструватися.

Порада

На надсилання електронних листів із Odoo поширюється щоденний ліміт, який за замовчуванням становить 200. Щоб дізнатися більше про щоденні ліміти, відвідайте документацію Денний ліміт досягнуто.

Дивись також

Розмови, пропозиції та порядок денний