Довгострокові замовлення¶
Довгострокові замовлення – це довгострокові угоди про купівлю-продаж між компанією та постачальником на постачання продукції на регулярній основі за заздалегідь визначеними цінами.
Довгострокові замовлення корисні, коли товари послідовно купуються у одного й того ж постачальника, але в різних кількостях і в різний час.
Спрощуючи процес замовлення, довгострокові замовлення не лише заощаджують час, але й гроші, оскільки можуть бути вигідними під час переговорів з постачальниками щодо оптових цін.
Створити нове довгострокове замовлення¶
Щоб створити генеральні замовлення, увімкніть функцію Угоди про купівлю у налаштуваннях додатку Купівля. Перейдіть до , і в розділі Замовлення встановіть прапорець Угоди про купівлю. Потім натисніть Зберегти, щоб застосувати зміни.
Примітка
Окрім створення генеральних замовлень, налаштування Угоди про закупівлю також дозволяє користувачам створювати альтернативні запити на пропозицію (RFQ).
Щоб створити генеральне замовлення, перейдіть до та натисніть Новий. Це відкриє нову форму довгострокового замовлення.
Налаштуйте такі поля у новій формі генерального замовлення, щоб встановити заздалегідь визначені правила для періодичної довгострокової угоди:
Представник із закупівель: користувач, призначений для цього конкретного генерального замовлення. За замовчуванням це користувач, який створив угоду; користувача можна змінити безпосередньо з випадаючого меню поруч із цим полем.
Тип угоди: тип угоди купівлі-продажу, до якої класифікується це довгострокове замовлення. В Odoo генеральні замовлення є єдиною офіційною угодою купівлі-продажу.
Постачальник: постачальник, з яким укладено цю угоду, одноразово або на постійній основі. Постачальника можна вибрати безпосередньо з випадаючого меню поруч із цим полем.
Валюта: узгоджена валюта, яка буде використовуватися для цього обміну. Якщо в базі даних активовано кілька валют, валюту можна змінити з випадаючого меню поруч із цим полем.
Кінцевий термін дії угоди: дата, коли цей договір купівлі-продажу закінчується. Якщо термін дії цього генерального замовлення не закінчується, залиште це поле порожнім.
Дата замовлення: дата, коли має бути розміщено це генеральне замовлення, якщо нова котирування створюється безпосередньо з форми генерального замовлення. Якщо створюється нова котирування, це значення автоматично заповнює поле Кінцевий термін замовлення у RfQ.
Дата доставки: очікувана дата доставки товарів, включених до RfQ, якщо вона створена безпосередньо з форми довострокового замовлення. Якщо створюється нова цінова пропозиція, це значення автоматично заповнює поле Очікуване надходження у RfQ.
Джерело документа: вихідне замовлення на купівлю (PO), до якого прив’язане це генеральне замовлення. Якщо це довгострокове замовлення не повинно бути прив’язане до жодного існуючого PO, залиште це поле порожнім.
Компанія: компанія, призначена для цього конкретного генерального замовлення. За замовчуванням це компанія, під якою зазначено користувача, що створює генеральне замовлення. Якщо база даних не є базою даних для кількох компаній, це поле не можна змінити, і за замовчуванням використовується єдина компанія, зазначена в базі даних.
Після заповнення всіх відповідних полів натисніть Додати рядок, щоб додати товари у стовпець Продукт. Потім у стовпці Кількість змініть кількість кожного товару та встановіть ціну у стовпці Ціна за одиницю.
Важливо
Під час додавання товарів до нового довгострокового замовлення, попередньо встановлені ціни товарів не додаються автоматично до лінійок товарів. Натомість ціни потрібно призначати вручну, змінюючи значення у стовпці Ціна за одиницю на узгоджену ціну з вказаним постачальником. В іншому випадку ціна залишиться 0.
Щоб переглянути та змінити налаштування договору купівлі-продажу за замовчуванням для генеральних замовлень безпосередньо з форми довгострокового замовлення, натисніть значок ➡️ (стрілка праворуч), який стає видимим, якщо навести курсор на поле Тип договору, де вказано Довгострокове замовлення. Це переведе вас до налаштувань довгострокового замовлення.
Звідси можна редагувати налаштування для генеральних замовлень. У розділі Тип угоди можна змінити назву Тип угоди, а також Тип вибору угоди. Існує два варіанти, які можна активувати для типу вибору:
Вибрати лише один RfQ (ексклюзивний): після підтвердження замовлення на купівлю решта замовлень на купівлю скасовуються.
Вибрати кілька RfQ (неексклюзивні): після підтвердження замовлення на купівлю решта замовлень на купівлю не скасовуються. Натомість дозволено використовувати кілька замовлень на купівлю.
У розділі Дані для нових запитів на пропозицію можна редагувати поля Рядки та Кількість. Це визначає, як мають заповнюватися нові запити на пропозицію під час використання цієї угоди про купівлю-продаж.
Для Лінії можна активувати дві опції:
Використовувати лінії угоди: під час створення нової комерційної пропозиції лінійки продуктів попередньо заповнюються тими ж продуктами, що й у генеральному замовленні, якщо це генеральне замовлення вибрано для нової комерційної пропозиції.
Не створювати рядки RfQ автоматично: під час створення нової комерційної пропозиції та вибору існуючого довгострокового замовлення налаштування переносяться на нову комерційну пропозицію, але рядки продуктів не заповнюються.
І є дві опції, які можна активувати для Кількість:
Використовувати узгоджені кількості: під час створення нової комерційної пропозиції кількості продукції, зазначені в довгостроковому замовленні, попередньо заповнюються в рядках продукції, якщо це генеральне замовлення вибрано для нової комерційної пропозиції.
Встановити кількість вручну: під час створення нової комерційної пропозиції та вибору існуючого генерального замовлення, рядки товарів попередньо заповнюються, але всі кількості встановлюються на
0. Кількість повинна бути встановлена користувачем вручну.
Після внесення будь-яких потрібних змін натисніть Новий (через навігаційні елементи у верхній частині сторінки), щоб повернутися до форми довострокового замовлення. Потім натисніть Підтвердити, щоб зберегти цей новий договір купівлі-продажу.
Після підтвердження етапа довгострокового замовлення (у верхньому правому куті) змінюється з Чернетка на Триває, що означає, що цю угоду можна вибрати та використовувати під час створення нових RfQ.
Порада
Після створення та підтвердження довгострокового замовлення, продукти, кількість та ціни все ще можна редагувати, додавати та видаляти з договору купівлі-продажу.
Створити новий RfQ з генерального замовлення¶
Після підтвердження довгострокового замовлення нові комерційні пропозиції можна створювати безпосередньо з форми генерального замовлення. RfQ, що використовують цю форму, попередньо заповнюються інформацією на основі правил, встановлених у формі. Крім того, нові комерційні пропозиції автоматично пов’язуються з цією формою генерального замовлення за допомогою смарт-кнопки RFQ/Замовлення у верхньому правому куті форми.
Щоб створити нову комерційну пропозицію з форми генерального замовлення, натисніть кнопку Нова комерційна пропозиція. Це відкриє новий RfQ, який попередньо заповнений правильною інформацією, залежно від налаштувань, встановлених у формі генерального замовлення.
У новій формі RfQ натисніть Надіслати електронною поштою, щоб скласти та надіслати електронного листа зазначеному постачальнику. Натисніть Друк RFQ, щоб створити PDF-файл комерційної пропозиції для друку; або, коли все буде готово, натисніть Підтвердити замовлення, щоб підтвердити PO.
Після підтвердження PO натисніть кнопку назад до форми генерального замовлення (через навігаційні елементи у верхній частині сторінки). У формі довгострокового замовлення тепер є один RfQ, зазначений у смарт-кнопці RFQ/Замовлення у верхньому правому куті форми. Натисніть смарт-кнопку RFQ/Замовлення, щоб побачити щойно створений PO.
Поповнення¶
Після підтвердження генерального замовлення, новий рядок постачальника додається на вкладці Купівля для товарів, що входять до замовлення.
Це робить довгострокові замовлення корисними з автоматизоване поповнення, оскільки інформація про Постачальник, Ціна та Угода вказана в рядку постачальника. Ця інформація визначає, коли, де та за якою ціною продукт має бути поповнений.
Перегляньте також