Витрати на повторне виставлення рахунків

Якщо витрати відстежуються за проектами клієнтів, їх можна автоматично стягувати з клієнта. Це робиться шляхом створення витрат, посилання на замовлення на продаж, до якого вони додаються, а потім створення звіту про витрати.

Далі менеджери затверджують звіт про витрати, перш ніж бухгалтерія розмістить записи в журналі.

Зрештою, після того, як звіт про витрати буде проведено до журналу, витрати відображаються у вказаному Замовлення на продаж. Замовлення на продаж потім виставлено рахунок, таким чином стягуючи з клієнта плату за витрати.

Важливо

Затвердження витрат, внесення витрат до бухгалтерського обліку та повторне виставлення рахунків-фактур на SO можливі лише для користувачів з відповідними правами доступу.

Перегляньте також

Цей документ містить інструкції нижчого рівня щодо створення, подання, затвердження та проведення витрат. Для отримання детальних інструкцій щодо будь-якого з цих кроків зверніться до наступної документації:

• Реєстрація витрат

• Звіти про витрати

• Затвердження витрат

• Оприбуткування витрат у бухгалтерському обліку

Встановлення

Для цієї конфігурації необхідно встановити додатки Продажі та Бухгалтерський облік.

У додатку Витрати вкажіть політику виставлення рахунків для кожної категорії витрат. Перейдіть до додатку Витрати ‣ Налаштування ‣ Категорії витрат. Натисніть на категорію витрат, щоб переглянути форму категорії витрат.

У розділі ВИСТАВЛЕННЯ РАХУНКІВ натисніть перемикач поруч із потрібним варіантом для Перерахувати витрати:

• Ні: Категорію витрат не можна повторно виставити у рахунок.

• За собівартістю: Категорія витрат виставляє рахунок на витрати за ціною, встановленою у формі категорії витрат.

• Ціна продажу: Рахунки категорії витрат за ціною продажу, встановленою у формі витрат.

Категорії витрат за замовчуванням мають такі правила перерахування рахунків:

	За собівартістю	Ціна продажу	Не ввімкнено
Категорія	COMM	FOOD	EXP_GEN
Опис	Витрати на зв’язок, такі як телефонні рахунки, поштові витрати тощо.	Витрати на харчування, такі як ресторани, бізнес-ланчі тощо	Інші
Категорія	TRANS & ACCT	MIL	GIFT
Опис	Витрати на проїзд та проживання, такі як готель, авіаквитки, таксі тощо.	Пробіг.	Подарунки клієнтам або постачальникам.

Встановити політику повторного виставлення рахунків

Щоб налаштувати політику перерахування рахунків для категорії витрат, перейдіть до додатку Витрати ‣ Налаштування ‣ Категорії витрат. Або відкрийте потрібну категорію витрат, або створіть нову.

У розділі ВИСТАВЛЕННЯ РАХУНКІВ виберіть За собівартістю або Ціна продажу для поля Витрати на повторне виставлення рахунків.

Створити витрати

Щоб повторно виставити рахунок на витрати, спочатку створіть запис витрат. У полі Клієнт для повторного виставлення рахунків скористайтеся випадаючим меню, щоб вибрати Замовлення на продаж, до якого потрібно додати витрати.

Важливо

Вибір правильного Замовлення на продаж у полі Клієнт для повторного виставлення рахунків є критично важливим, оскільки саме так витрати автоматично виставляються рахунками після затвердження звіту про витрати.

Перегляньте також

Детальні інструкції щодо заповнення звіту про витрати.

Додатково: Аналітичний розподіл

Важливо

Щоб поле Аналітичний розподіл було видимим, необхідно встановити додаток Бухгалтерський облік, налаштувати Аналітичний облік та Аналітичні плани. Додаткову інформацію див. у Аналітичний бухоблік.

Далі виберіть Аналітичний розподіл, на який будуть віднесені витрати. За потреби можна вибрати кілька рахунків.

Щоб додати ще один Аналітичний розподіл, клацніть на лінію, щоб відкрити спливаюче вікно Аналітичний. Натисніть Додати позицію, а потім виберіть потрібний Аналітичний розподіл з випадаючого списку.

Якщо вибрано більше одного Аналітичний розподіл, поля Відсоток потрібно змінити. За замовчуванням обидва поля заповнені значенням 100%. Налаштуйте відсотки для всіх полів, щоб загальна сума всіх вибраних облікових записів дорівнювала 100%.

Example

Малярна компанія погоджується пофарбувати офісну будівлю, в якій розташовані дві різні компанії. Під час складання кошторису в офісі проводиться зустріч для обговорення проєкту.

Обидві компанії погоджуються оплатити дорожні витрати співробітників фарбувальної компанії. Під час створення витрат на пробіг та готелі обидві компанії вказані в рядку Аналітичний розподіл, по 50% кожна.

Створіть звіт про витрати

Після створення витрат натисніть Створити звіт. Після надсилання звіту про витрати, у верхній частині звіту про витрати з’являться смарт-кнопки Замовлення на продаж та Витрати. Смарт-кнопки відображатимуть кількість SOs та витрати, пов’язані зі звітом про витрати.

Далі натисніть Надіслати менеджеру, щоб запросити схвалення від призначеного менеджера.

Важливо

Поле Клієнт для повторного виставлення рахунків можна змінювати лише до затвердження звіту про витрати. Після затвердження звіту про витрати поле Клієнт для повторного виставлення рахунків більше не можна змінювати.

Перегляньте також

Детальні інструкції щодо створення та подання звітів про витрати.

Затвердити та опублікувати витрати

Перш ніж затверджувати звіт про витрати, переконайтеся, що вся інформація для кожного рядка витрат правильна, а потім натисніть Затвердити.

Примітка

Кнопка Затвердити з’являється лише після того, як звіт про витрати було надіслано.

Бухгалтерський відділ зазвичай відповідає за проводку журнальних записів. Щоб провести витрати до бухгалтерського журналу, натисніть Провести журнальні записи. Після затвердження звіту про витрати його можна провести.

SO оновлюється лише після того, як записи в журналі будуть проведені. Після проведення записів у журналі витрати тепер відображаються у SO.

Перегляньте також

Детальні інструкції щодо затвердження звіту про витрати.

Витрати за рахунком для клієнта

Після затвердження звіту про витрати та проведення відповідних журнальних записів, SO автоматично оновлюється, що дозволяє клієнту отримати рахунок-фактуру. Бухгалтерський відділ зазвичай відповідає за створення остаточного рахунку.

Виберіть потрібний звіт про витрати та натисніть смарт-кнопку Замовлення на продаж, щоб відкрити SO. Витрати, які потрібно повторно виставити рахунок, тепер відображаються у SO.

Примітка

У звіті про витрати можна посилатися на більше ніж одне SO. Якщо посилається на більше ніж одне SO, натискання смарт-кнопки Замовлення на продаж відкриває список, у якому відображаються всі SO, пов’язані з цим звітом про витрати. Натисніть на SO, щоб відкрити окремі деталі SO.

Example

Компанія з ремонту електроніки має велику клієнтську базу. Вартість їхнього обслуговування залежить від продукту, який вони обслуговують. Технік використовує різні компоненти залежно від продукту, який вони обслуговують, і в середньому обслуговує п’ятьох клієнтів на день.

Після кожного завдання технік надсилає інформацію про витрати та пов’язує відповідне SO з кожним. В кінці дня технік вибирає всі витрати та створює звіт про витрати, який менеджер переглядає та затверджує.

Коли звіт про витрати створюється, до нього прив’язується кілька SO. Розумні кнопки Витрати та Замовлення на продаж відображають кількість прив’язаних записів у верхній частині звіту про витрати.

У формі SO витрати тепер є рядками на вкладці Рядки замовлення із заповненим стовпцем Доставлено та готовими до виставлення рахунку.

Натисніть Створити рахунок, і з’явиться спливаюче вікно Створити рахунки.

Виберіть, чи є рахунок-фактура Звичайний рахунок, Аванс (відсоток) або Аванс (фіксована сума), і натисніть Створити чернетку рахунку. У вікні чернетки рахунку клієнта відображаються продукти та витрати на вкладці Рядки рахунку.

Примітка

Для SO з товаром та витратами, якщо товар не був доставлений клієнту, на вкладці Рядки рахунку рахунку відображається лише вартість. Створення двох рахунків для одного SO (Замовлення на продаж можливе.

Натисніть Підтвердити, щоб змінити статус рахунку з Чернетка на Опубліковано.

Щоб надіслати рахунок клієнту електронною поштою, натисніть Надіслати та роздрукувати. З’явиться спливаюче вікно налаштування макета документа для налаштування макета.

Натисніть кнопку Зберегти, і з’явиться спливаюче вікно з попередньо налаштованим повідомленням електронної пошти та PDF-рахунком в його тілі. За потреби повідомлення можна переглянути та змінити.

Натисніть Надіслати та роздрукувати, щоб надіслати рахунок клієнту електронною поштою. Спливаюче вікно зникне, і Odoo надішле рахунок клієнту. Крім того, PDF-файл рахунку автоматично завантажиться для ведення обліку та друку.

Оплата рахунку

Залежно від конфігурації платежів у додатку Бухгалтерський облік, існує кілька способів обробки оплати рахунку. Цей робочий процес включає портал клієнта та ручну перевірку. Клієнт відповідає за надсилання оплати рахунку, а бухгалтерія - за перевірку.

Примітка

Для онлайн-платежів через клієнтський портал у додатку Бухгалтерія має бути ввімкнено функцію Онлайн-оплата рахунків. Також необхідно налаштувати спосіб оплати.

Перейдіть до рахунку, натиснувши Витрати ‣ Звіти про витрати та виберіть потрібний звіт про витрати.

Натисніть смарт-кнопку Замовлення на продаж, потім виберіть потрібне SO. Натисніть смарт-кнопку Рахунки.

Після натискання кнопки Надіслати та роздрукувати рахунок буде надіслано клієнту електронною поштою та опубліковано онлайн на порталі клієнта. Натисніть Попередній перегляд, щоб побачити рахунок та способи оплати для клієнта.

Після того, як клієнт здійснює оплату онлайн, у рахунку з’являється банер Оплата надійшла. У верхній частині форми рахунку-фактури відображаються смарт-кнопки Платежі та Платіжна транзакція.

Натисніть смарт-кнопку Платежі, щоб перейти до форми Оплата. Натисніть Підтвердити, щоб підтвердити отримання оплати за рахунком. Форма оплати автоматично оновиться до Оплачено.