Журнал витрат

Перш ніж витрати можна буде відшкодувати, кожну окрему витрату потрібно зареєструвати в базі даних. Записи витрат можна створювати трьома різними способами: вручну ввести запис витрат, завантажити квитанцію або надіслати квитанцію на попередньо налаштовану адресу електронної пошти.

Вручну введіть витрати

Щоб записати новий витрат, відкрийте додаток Витрати, яка за замовчуванням відображає сторінку Мої витрати.

Порада

До цього подання також можна отримати доступ через Витрати ‣ Мої витрати ‣ Мої витрати.

Потім натисніть Новий та заповніть такі поля у формі, що з’явиться:

• Опис: Введіть короткий опис витрат. Він має бути лаконічним та інформативним, наприклад, обід з клієнтом або готель для конференції.

• Категорія: Виберіть категорію витрат зі спадного меню, яка найбільше відповідає витратам.

• Всього: Введіть загальну суму сплачених витрат одним із двох способів:

  1. Якщо витрати стосуються одного товару/витрати, і обрана категорія стосується одного товару, введіть вартість у поле Всього (поле Кількість приховане).

  2. Якщо витрати стосуються кількох один і той самий товар/витрату з фіксованою ціною, відображається Ціна за одиницю. Введіть кількість у поле Кількість, і загальна вартість автоматично оновиться правильною сумою. Загальна вартість відображається під Кількість.

     Example

     У випадку пройденого кілометражу, Ціна за одиницю заповнюється як вартість за милю. Встановіть Кількість як кількість пройдених миль, і буде розраховано загальну суму.

• Включені податки: Якщо податки були налаштовані для категорії витрат, відсоток і сума податку відображаються автоматично після введення Всього або Кількості.

  Примітка

  Коли податок налаштовано для категорії витрат, значення Включені податки оновлюється в режимі реального часу, оскільки оновлюється Всього або Кількість.

• Співробітник: за допомогою спадного меню виберіть співробітника, для якого призначені ці витрати.

• Оплачено: Натисніть перемикач, щоб вказати, хто оплатив витрати та кому їх має бути відшкодовано. Виберіть Співробітник (для відшкодування) або Компанія. Залежно від вибраної категорії витрат, це поле може не відображатися.

• Дата витрат: Використовуючи спливаюче вікно календаря, яке з’являється після натискання цього поля, введіть дату понесення витрат.

• Рахунок: За допомогою випадаючого меню виберіть рахунок витрат, на який слід внести витрати.

• Клієнт для повторного виставлення рахунків: Якщо витрати мають бути оплачені клієнтом, виберіть SO та клієнта, якому має бути виставлено рахунок за ці витрати, у розкривному меню. Усі замовлення на продаж у розкривному меню містять як SO, так і компанію, для якої написано замовлення на продаж. Після збереження витрат ім’я клієнта зникає, і на витратах відображається лише SO.

  Example

  Клієнт бажає провести зустріч на місці для проектування та встановлення саду на замовлення та погоджується оплатити пов’язані з цим витрати (такі як проїзд, готель, харчування тощо). Усі витрати, пов’язані з цією зустріччю, позначатимуть замовлення на продаж саду на замовлення (яке також посилається на клієнта) як Клієнт для повторно виставлення рахунку.

• Аналітичний розподіл: Виберіть рахунок, на який слід записати витрати, з випадаючого меню для Проекти, Відділи або обох. За потреби для кожної категорії можна вказати кілька рахунків. Відрегулюйте відсоток для кожного аналітичного рахунку, ввівши значення відсотка поруч із кожним рахунком.

• Компанія: Якщо налаштовано кілька компаній, виберіть у випадаючому меню компанію, для якої потрібно подати звіт про витрати. Поточна компанія автоматично заповнить це поле.

• Примітки…: Якщо потрібні будь-які примітки для уточнення витрат, введіть їх у поле для приміток.

Вкладення квитанцій

Після створення запису витрат наступним кроком є додавання квитанції. Натисніть кнопку Додати надходження, і з’явиться провідник файлів. Перейдіть до квитанції, яку потрібно додати, і натисніть Відкрити.

Нова квитанція записується в чаттері, а кількість чеків відображається поруч із піктограмою (скріпка). За потреби до окремого запису витрат можна додати кілька квитанцій.

Завантажити витрати

Ви можете автоматично створювати записи про витрати, завантаживши квитанції у форматі PDF. Ця функція вимагає ввімкнення відповідного налаштування та придбання кредитів IAP (покупки в додатку) (скорочено: IAP (покупки в додатку)).

Налаштування цифровізації

Щоб увімкнути сканування чеків, перейдіть до Додаток «Витрати» ‣ Конфігурація ‣ Налаштування та встановіть прапорець поруч із опцією Оцифрування витрат (OCR). Потім натисніть Зберегти. Після ввімкнення з’являться додаткові опції. Натисніть відповідний перемикач, щоб вибрати одну з наступних опцій:

• Не оцифровувати: вимикає оцифрування квитанцій.

• Оцифрувати лише на вимогу: оцифровує квитанції лише за запитом. Кнопка Оцифрувати документ відображається на записах про витрати. Після натискання квитанція сканується, а запис про витрати оновлюється.

• Автоматично оцифрувати: автоматично оцифровує всі квитанції під час їх завантаження.

Під цими опціями є два додаткові посилання. Натисніть посилання Купити кредити, щоб придбати кредити для оцифрування квитанцій. Натисніть посилання Переглянути мої послуги, щоб переглянути список усіх поточних послуг та їхніх залишків кредитів.

Щоб отримати докладнішу інформацію про оцифрування документів та IAP, зверніться до документації Покупки в додатку (IAP).

Примітка

Коли ввімкнено опцію Оцифрування витрат (OCR), встановлюється необхідний модуль для сканування квитанцій. Вимкнення цієї опції призводить до видалення модуля.

Якщо в певний момент виникне бажання тимчасово припинити оцифрування чеків, виберіть опцію Не оцифровувати. Ця опція доступна для того, щоб модуль не видалявся, що дозволить увімкнути оцифрування в майбутньому, вибравши одну з двох інших опцій.

Завантажити квитанції

Відкрийте додаток Витрати, а потім на панелі інструментів Мої витрати натисніть Завантажити, після чого з’явиться провідник файлів. Перейдіть до потрібної квитанції, виберіть її та натисніть Відкрити.

Квитанцію сканують, і створюється новий запис витрат. Поле Дата витрат заповнюється сьогоднішньою датою, а також будь-які інші поля на основі сканованих даних, такі як Всього.

Натисніть на новий запис, щоб відкрити форму окремих витрат, і за потреби внесіть будь-які зміни. Відсканована квитанція з’явиться у чаттері.

Витрати на електронну пошту

Замість того, щоб створювати кожну витрату окремо в додатку Витрати, витрати можна створювати автоматично, надсилаючи електронний лист на аліас електронної пошти.

Для цього спочатку потрібно налаштувати аліас електронної пошти. Перейдіть до Витрати ‣ Конфігурація ‣ Налаштування. Переконайтеся, що прапорець поруч із Вхідні електронні листи встановлено. Аліас електронної пошти за замовчуванням - expense@(domain).com. Змініть аліас електронної пошти, ввівши потрібну електронну адресу в поле праворуч від Аліас. Потім натисніть Зберегти.

Примітка

Якщо потрібно налаштувати псевдонім домену, то під прапорцем Вхідні електронні листи замість поля адреси електронної пошти з’явиться напис Налаштувати аліас домену.

Зверніться до документації Доменні імена для отримання інструкцій з налаштування та додаткової інформації.

Після налаштування аліасу домену поле адреси електронної пошти відображається під функцією Вхідні електронні листи на сторінці Налаштування у додатку Витрати.

Після введення адреси електронної пошти, на цей аліас можна надсилати електронні листи для створення нових витрат, без необхідності їх додавання до бази даних Odoo.

Щоб надіслати інформацію про витрати електронною поштою, створіть новий електронний лист і введіть внутрішній довідковий код продукту (якщо є) та суму витрат у темі листа. Далі додайте квитанцію до листа. Odoo створює витрати, беручи інформацію з теми листа та поєднуючи її з квитанцією.

Щоб перевірити внутрішнє посилання категорії витрат, перейдіть до Витрати ‣ Налаштування ‣ Категорії витрат. Якщо внутрішнє посилання вказано для категорії витрат, воно буде вказано у стовпці Внутрішнє посилання.

Щоб додати внутрішнє посилання до категорії витрат, натисніть на категорію, щоб відкрити форму категорії витрат. Введіть Внутрішнє посилання у відповідне поле. Під полем Внутрішнє посилання з’явиться таке речення: Використовуйте це посилання як префікс теми під час надсилання електронною поштою.

Example

Якщо ви надсилаєте електронною поштою інформацію про витрати на харчування вартістю $25.00 під час робочої поїздки, тема електронного листа буде FOOD $25.00.

Пояснення:

• Внутрішнє посилання для категорії витрат Харчування – це `FOOD.

• Собівартість для витрат становить $25.00

Примітка

З міркувань безпеки Odoo приймає лише автентифіковані електронні листи співробітників під час створення витрат з електронної пошти. Щоб підтвердити автентифіковану електронну адресу співробітника, перейдіть до картки співробітника в Співробітники та зверніться до поля Робоча електронна пошта.