Бухгалтерська шпаргалка

Баланс – це миттєвий знімок фінансів компанії на певну дату (на відміну від звіту про прибутки та збитки, який є аналізом за певний період).

• Активи представляють багатство компанії та продукти, якими вона володіє. Основні засоби включають будівлі та офіси, тоді як поточні активи включають банківські рахунки та готівку. Гроші, які заборгував клієнт, є активом. Співробітник не є активом.

• Зобов’язання – це зобов’язання від минулих подій, які компанія повинна буде сплатити в майбутньому (комунальні рахунки, борги, несплачені постачальники). Зобов’язання також можна визначити як джерело фінансування, яке надається компанії, яке також називається кредитне плече.

• Власний капітал – це сума коштів, внесених власниками компанії (засновниками або акціонерами) плюс раніше нерозподілений прибуток (або збитки). Щороку чистий прибуток (або збитки) можна звітувати як нерозподілений прибуток або розподіляти між акціонерами (як дивіденди).

Те, що належить (актив), було профінансовано за рахунок боргів для відшкодування (зобов’язання) або капіталу (прибуток, капітал).

Існує різниця між активами і витратами:

• Актив - це ресурс з економічною цінністю, яким володіє чи контролює особа, корпорація чи країна з надією, що він принесе вигоду в майбутньому. Активи відображаються в балансі компанії. Їх купують або створюють, щоб підвищити вартість фірми або принести користь її діяльності.

• Витрати - це операційні витрати, які компанія несе для отримання прибутку.

Звіт про прибутки та збитки (P&L) показує результати діяльності компанії за певний період часу, як правило, за квартал або фінансовий рік.

• Дохід означає гроші, зароблені компанією від продажу продуктів та/або послуг.

• Вартість проданих продуктів (COGS, або також відома як «Собівартість продажу») відноситься до витрат на продаж продуктів (наприклад, вартість матеріалів і праці, використаних для створення продуктів).

  • Валовий прибуток дорівнює доходу від продажів мінус собівартість проданих продуктів.

  • Операційні витрати (OPEX) включають зарплату адміністрування, продажів і R&D, орендну плату та комунальні послуги, різні витрати, страхування та все, що окрім вартості проданої продукції чи вартості продажу.

Profit & Loss

Net Profit

Gross Profit

Revenue

Revenue

Less Costs of Revenue

Cost of Goods Sold

Operating Income or Loss

Less Operating Expenses

R&D
Sales, General & Administrative

Plus Other Income

Foreign Exchange Gains
Asset write-downs

Less Other Expenses

Interest on debt
Depreciation

Balance Sheet

Net Assets

Total Assets

Current Assets

Cash & Bank Accounts
Accounts Receivable
Deferred Tax Assets

Plus Non-current Assets

Land & buildings
Intangible Assets

Less Current Liabilities

Accounts Payable
Deferred Revenue
Deferred Tax Liabilities

Less Non-current liabilities

Long-term loans

Total Equity

Equity

Common Stock

Plus Retained Earnings

Активи = зобов’язання + власний капітал

План рахунків

У плані рахунків перераховані всі рахунки компанії: як балансові рахунки, так і рахунки прибутків і збитків. Кожна операція реєструється шляхом дебетування та кредитування кількох рахунків у записі журналу. У певному сенсі план рахунків – це як ДНК компанії!

Кожен рахунок, зазначений у плані рахунків, належить до певної категорії. В Odoo кожен обліковий запис має унікальний код і належить до однієї з цих категорій:

• Власний капітал і субординовані борги

  • Власний капітал – це сума грошей, інвестована акціонерами компанії для фінансування діяльності компанії.

  • Субординовані борги – це сума грошей, позичена третьою стороною компанії для фінансування її діяльності. У разі розпуску компанії ці треті сторони отримують відшкодування перед акціонерами.

• Основні засоби - це матеріальні (тобто фізичні) об’єкти або властивості, які компанія купує та використовує для виробництва своїх продуктів і послуг. Основні засоби є довгостроковими активами. Це означає, що активи мають термін корисного використання більше одного року. Вони також включають майно, заводи та обладнання (також відоме як «PP&E») і обліковуються на балансі за цією класифікацією.

• Оборотні активи та зобов’язання

  • Рахунок поточні активи - це стаття балансу в розділі Активи, яка враховує всі активи компанії, які можна конвертувати в готівку протягом одного року. Поточні активи включають готівку, їх еквіваленти, дебіторську заборгованість, продуктно-матеріальні цінності, ринкові цінні папери, передоплачені зобов’язання та інші ліквідні активи.

  • Поточні зобов’язання – це короткострокові фінансові зобов’язання компанії, термін погашення яких становить один рік. Прикладом поточного зобов’язання є грошова заборгованість постачальникам у формі кредиторської заборгованості.

• Банківські та касові рахунки

  • Банківський рахунок – це фінансовий рахунок, який веде банк або інша фінансова установа, на якому реєструються фінансові операції між банком і клієнтом.

  • Касовий рахунок або касова книга може означати бухгалтерську книгу, в якій реєструються всі касові операції. Касовий рахунок включає як касові ордери, так і журнали виплати готівки.

• Витрати і доходи

  • Витрати - це операційні витрати, які компанія несе для отримання прибутку. Це просто визначається як вартість, яку потрібно витратити на отримання чогось. Загальні витрати включають платежі постачальникам, заробітну плату співробітників, оренду заводу та амортизацію обладнання.

  • Термін «дохід» зазвичай стосується суми грошей, власності та інших переказів вартості, отриманих протягом встановленого періоду часу в обмін на послуги або продукти.

Приклад

Company Incorporation (Initial Capital $1,000) Customer Invoice ($100 + 9% tax) & Shipping of the Goods Goods Shipment to Customer Customer Refund* Customer Payment* Vendor Goods Received (Purchase Order: $50) Vendor Bill (Invoice: $50) Vendor Bill (Invoice: $52 but PO $50) Vendor Bill Paid ($52 + 9% tax) Acquire a building (purchase contract) Pay for building Yearly Asset Depreciation (10% per year) Customer Invoice (3 years service contract, $300) Revenue Recognition (each year, including first) Pay Taxes Due

*: поля Відшкодування клієнта та Платіж клієнта не можна вибрати одночасно, оскільки вони суперечать один одному.

Баланс = Дебет - Кредит

	Debit	Credit	Balance
1 Assets
11000 Cash
13100 Accounts Receivable
14000 Inventory
14600 Goods Issued Not Invoiced
17200 Buildings
17800 Accumulated Depreciation
19000 Deferred Tax Assets
2 Liabilities
21000 Accounts Payable
22300 Deferred Revenue
23000 Goods Received Not Purchased
26200 Deferred Tax Liabilities
3 Equity
31000 Common Stock
4 Revenue
41000 Goods
42000 Services
5 Expenses
51100 Cost of Goods Sold
52500 Other Operating Expenses
53000 Price Difference

Записи журналу

Кожен фінансовий документ компанії (наприклад, рахунок-фактура, виписка з банківського рахунку, платіжна відомість, договір про збільшення капіталу) реєструється як запис у журналі, що впливає на кілька рахунків.

Щоб запис у журналі була збалансованою, сума всіх його дебетів має дорівнювати сумі всіх його кредитів.

Company Incorporation Customer Invoice ($100 + 9% tax) Customer payment Supplier Bill (Purchase Order $50 but Invoice $52) Supplier Goods Received (Purchase Order: $50) Buy an asset ($300,000 - no tax) Pay supplier invoice Cash sale (Sales Receipt) Customer pays invoice, 5% early payment rebate Fiscal year closing — positive earnings and 50% dividends

	Debit	Credit
Assets: Cash	1000
Equity: Common Stock		1000

Explanation:

• The company receives $1,000 in cash
• Shares worth of $1,000 belong to the founders

The initial capital can be cash, but could also be intellectual property, goodwill from a previous company, licences, know how, etc…

Sometimes, capital is not released immediately, accounts for "capital to be released" may be necessary.

Узгодження

Reconciliation is the process of linking journal items of a specific account and matching credits and debits.

Його основна мета полягає в тому, щоб пов’язати платежі з відповідними рахунками-фактурами, щоб позначити їх як оплачені. Це робиться шляхом звірки рахунків дебіторської та/або кредиторської заборгованості.

Система узгодження виконується автоматично, коли:

• оплата реєструється безпосередньо на рахунку-фактурі

• зв’язки між платежами та рахунками-фактурами виявляються в процесі узгодження банків

Приклад виписки клієнта

Дебіторська заборгованість	Дебет	Кредит
Рахунок 1	100
Часткова оплата 1/2		70
Рахунок 2	65
Часткова оплата 2/2		30
Платіж 2		65
Рахунок 3	50
Всього до оплати	50

Reconcile

Узгодження виписок

Узгодження банківських виписок - це узгодження банківських виписок (наданих вашим банком) із внутрішньою операцією (платежі постачальникам або клієнтам). Для кожного рядка в банківській виписці це може бути:

• збігається з попередньо зареєстрованим платежем: платіж реєструється, коли клієнт отримує чек, а потім звіряється під час перевірки банківської виписки.

• записується як новий платіж: запис у журналі платежу створюється та узгоджується з відповідним рахунком-фактурою під час обробки банківської виписки.

• записується як інша операція: банківський переказ, пряме стягнення плати тощо.

Odoo має автоматично звіряти більшість транзакцій; лише деякі потребують перегляду вручну. Після завершення процесу звірки балансу банківського рахунку в Odoo має відповідати балансу банківської виписки.

Перевірки обробки

Існує два підходи до управління чеками та внутрішніми банківськими переказами:

• Два записи журналу та узгодження
• Один запис журналу і банківське узгодження

Перший запис журналу створюється шляхом реєстрації платежу в рахунку-фактурі. Другий створюється при реєстрації банківської виписки.

Рахунок	Дебет	Кредит	Узгодження
Розрахунок з дебіторами		100	Рахунок ABC
Незареєстровані кошти	100		Чек 0123

Рахунок	Дебет	Кредит	Узгодження
Незареєстровані кошти		100	Чек 0123
Банк	100

Запис журналу створюється шляхом реєстрації платежу в рахунку-фактурі. При узгодженні виписки з банку рядка звіту пов’язаного з існуючим журналом.

Рахунок	Дебет	Кредит	Узгодження	Банківська виписка
Розрахунок з дебіторами		100	Рахунок ABC
Банк	100			Виписка XYZ